SmartDB（株式会社ドリーム・アーツ）の口コミや評判

SmartDBは、ワークフロー・Webデータベース開発などの3部門でリーダー・ハイパフォーマンス認定を受けた唯一のクラウドサービスです。ユーザーの使い勝手を最優先し、外部システムとの連携も可能にしました。その結果、日本を代表する多くの大企業から支持を得て継続して活用されています。

承認ルートを自由に設定可能

稟議や決済など、申請書の内容によっては、複数の部署で承認しなくてはいけません。閲覧ルートも一定ではないでしょう。順に次の部署へと回覧されるもの、条件によって分岐ルートが異なるもの、並列で承認を求める合議承認など、さまざまです。それぞれの承認ルートを把握し、適切に流していく必要があるでしょう。

しかし、すべてを手作業で行うと、時間がかかりミスも起きやすいもの。SmartDBなら複雑な承認ルートを簡単に設定でき、別のワークフローシステムへの連携もスムーズです。

たとえば、あらかじめ設定された条件によって、自動的に判断して適切なルートへと分岐していく「条件分岐」。申請書の分類項目や金額などの条件で、ルートをわけることが可能です。これにより、人的作業で行っていた振り分け作業のデジタル化が実現しました。

合議などの複数部署で承認が必要な場合には、並列承認システムが最適です。これまで複数部署での承認が必要な申請は、紙の申請書が適当だと考えられていました。しかしSmartDBは並列承認にも強いです。差戻しや否認が発生したときには、ワークフローもストップでき、申請者へと戻すこともできるようです。

突発的なルート変更やイレギュラーな業務にも、柔軟に対応が可能です。承認者の指名や追加、担当者の変更はもちろん、申請書提出後の差戻し・取戻し・再申請ができるため、紙の申請書と変わらず扱えるでしょう。コメントを求める機能もあり、他の部門から意見を求めたり、申請内容のぜひを確認してもらったりすることも簡単です。

強固なセキュリティが魅力の柔軟性が高い入力フォーム

ワークフローの入力フォームは、プログラミング不要で簡単に作成でき、それぞれの使いやすい形、自社の業務内容に応じて柔軟に手を加えられます。申請者が入力しやすいよう、分類や項目に選択肢を出し分けたり、業務の変化に合わせて改善を行ったりと、根本的な業務改善にも役立つことでしょう。

ミスを防ぐ入力チェック機能も搭載されています。必須項目を設定したり、条件判定を加えたり、条件に満たない場合には申請させないようにすることも可能です。紙ベースでの申請の場合、新たに作成した申請書が必要となり、再提出にも一定のコストがかかってしまいます。ワークフローシステムでは、再提出のコストも削減できるでしょう。

セキュリティ面でも力を入れており、ユーザーの立場に応じた項目の表示や編集の制御が可能となっています。たとえば販売額や原価率は営業担当者のみ、社員の福利厚生については人事部のみ、などのように閲覧できる人物を設定することが簡単にできるようです。紙の申請書よりもはるかに高い柔軟性も持ち合わせたワークフローシステムといえるでしょう。

ミスや不正を防ぐ証跡管理システム

SmartDBは稟議や決済に至るまでのプロセスを、ひとつひとつ正確に履歴として記録してくれます。「いつ・誰が・何をしたか・どのようなコメントを更新したか」すべて一目でわかるように記録され、人為的ミスや不正の防止にも役立つでしょう。

監査ログでは、さらに細かいレベルで操作履歴の確認ができます。「いつ・誰が・申請書を見たか」「ダウンロードされた履歴」など詳細にわたっての追跡が可能。内部統制と、監査の補助的な役割も担っています。

各種システムとの連携機能で業務をさらに最適化

SmartDBには他社の外部システムと連携するため、多彩な仕組みが用意されているようです。さまざまな外部システムの連携により、さらに高度な業務を実現できるでしょう。

複数の業務や部署と連携して、ホウ・レン・ソウをスムーズにしたり、他のシステムに適時、状況を報告したりと、効率的に業務が進められるようになります。その都度、メールや電話で報告や情報共有する手間が省けるでしょう。

電子契約自動化システム、帳票出力をはじめとしたバックオフィス関係や、顧客情報自動連携システム、認証・セキュリティシステムなどのフロントオフィス関係とスマートに連携が可能。独自の業務フローを簡単に作成でき、データの一元化も成功するでしょう。

アドオンプログラム作成のための各種APIも、豊富に用意されています。登録や更新、承認などのタイミングでAPIを呼び出し、安全に操作ができるのも魅力です。製品のバージョンアップも簡単に実施できます。

申請書の電子化を検討しているとき、一定程度のデメリットを想定する人も多いでしょう。しかしSmartDBはデメリットに焦点を当て、紙の申請書と同等の柔軟性を手に入れました。ワークフローシステムの導入は、スピードと正確性を兼ね備え、今や業務の効率化には欠かせないものとなっています。

SmartDB（株式会社ドリーム・アーツ）の口コミ・評判を集めました

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