rakumoワークフロー（rakumo株式会社）の口コミや評判

rakumoワークフローとは、GoogleWorkspaceと連携した電子稟議システムです。社内外の稟議や契約を完全に電子化でき、書類の作成も簡単に。承認までのタイムロスをなくし、効率性と生産性の向上が期待できるでしょう。こちらの記事では、rakumoワークフローの特徴について紹介します。

承認の流れが一目でわかるシンプルなインターフェース

承認に関する従来のワークフローでは、おもに2つの問題点がありました。ひとつは書類の管理に手間がかかること。もうひとつは、承認者が不在の場合に待ち時間が発生すること。これらを改善したのがrakumoのワークフローシステムです。

まず書類の管理に関しての問題は、申請書や稟議書などの「提出前」と「提出後」に分けられます。紙の書類のやりとりにおいては、あらかじめ書式を決め、複数枚印刷しておく必要があります。大量の紙とインクがコストとなり、保存するスペースも必要です。

法律や社内ルールの変更があれば、書類の様式も改訂する必要があり、管理だけでも非常に多くの手間を要します。提出前の書類管理を見ても、これほどの労力をかけられているようです。

しかし、提出後にも問題は山積みです。稟議は複数人の承認が必要ですが、不在者がいるとそこで止まってしまい、時間のロスになります。申請者は、いまどこに申請書があるのかわかりません。ひとりひとりに声を掛けるのも気が引け、精神的ストレスにもなりかねません。

この非効率を改善したのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを導入することで、申請、確認、承認、却下がシステム上でできるようになります。申請の種類によって、ルートを定め、それに関わる人物の設定も可能です。

システムを利用するには、ログインが必須となっていますが、本人確認の必要がありません。承認ボタンをクリックするだけで、完結します。そもそも、ワークフローシステムでは、当事者以外が閲覧・編集ができない仕組みになっています。電子印鑑も不要です。

rakumoはシンプルでわかりやすいインターフェースなのでマニュアルがなくても、直感的な操作で利用できます。完了・差戻しなどの申請ステータス、承認ルートの全経緯など、稟議や決済の状況が、一目でわかるようになっています。コメント機能でコミュニケーションも取れ、アナログのよさも残しつつ、効率化が図れるでしょう。

スムーズな業務進行を助ける機能が充実

ワークフローシステムは、コスト削減、時間・手間・ストレスの軽減、管理や保管の簡略化を目指すものですが、rakumoはさらに機能を充実させているようです。

メールとSlackの併用が可能・優先度設定・ミスを防ぐフォーマット、このほかにもたくさんの機能を搭載しており、スムーズな業務進行が期待できます。

メールとSlackの併用が可能

タイミングの差異はなく、たとえ申請者・承認者が代理人であっても通知されるようです。Slack通知はメールの見落としによる業務の滞留・遅れを防ぎ、スムーズなプロセス進行をうながすことでしょう。

優先度設定

申請の際、優先度を設定できます。これは「至急」を選択して申請書を提出すると、承認者の一覧画面に「至急」の文字が赤く表示されるもの。優先度の設定を行うことで、ほかの案件よりも優先的に承認してもらえるように促すことができます。

ミスを防ぐフォーマット

稟議書や申請者は、金額や内容によって記載するべきことが異なります。手作業で作成すると抜けや漏れが発生しやすく、不備による差戻しの可能性も高くなるでしょう。ワークフローシステムなら、適したフォーマットを検索するだけで、入力するべき項目がわかります。記入例や過去の稟議書を閲覧できるようにしておけば、検索して参考にすることも可能です。

GoogleWorkspaceとの連携機能

GoogleWorkspaceとは、Googleの提供する企業向けオンラインアプリケーションです。GmailやGoogleカレンダーを利用して情報を共有したり、GoogleドライブやGoogleドキュメント・スプレッドシートなどのツールと連携したりして、生産性を向上できます。

rakumoでは、GoogleWorkspaceと連携してあらゆる業務を電子化。承認や稟議をスピーディーに実現します。スマートフォンやタブレットからでも申請・承認ができ、出張先でも対応が可能。ハンコ出社も不要となり、テレワークにも重宝するでしょう。遠方の支店とのやり取りも、rakumoなら迅速に完了します。

承認経路を柔軟に設定でき、申請内容や勤務体系に合わせて変更することも可能。人事異動や組織改編時の対応もスムーズになるでしょう。電子化は社内に限らず、社外との契約でも有効です。

提案書を共有する際には閲覧権限や編集権限を設定できるため、安全性にも配慮されています。rakumoはGoogleWorkspaceでは対処しきれない業務も補います。ワークフローシステムで勤怠管理や経費管理の効率化も図るなら、rakumoが最適です。

rakumoにはほかにもワークフローの改善を助けるシステムがあり、これらと連携すると、さらなる効率化ができるでしょう。ワークフローシステムは業務の効率化・可視化を助けるだけでなく、社員の負担を軽減します。テレワーク中でも稟議や承認が滞ることがないので、働き方改革の対策としても有効です。

rakumoワークフロー（rakumo株式会社）の口コミ・評判を集めました

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