ワークフローシステムは大きく分けて2種類!それぞれの特徴を把握しよう

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大きく分けて2種類

オフィスにワークフローシステムを導入したくても、どうやって選べばいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。ワークフローシステムには大きく分けて2種類あり、オンプレミス型とクラウド型と呼ばれています。この記事では、オンプレミス型とクラウド型、それぞれのワークフローシステムの特徴について解説します。

ワークフローシステムは主に2つの種類に分けられる

ワークフローシステムには、主に2つのタイプが存在します。オンプレミス型とクラウド型です。ここではオンプレミス型とクラウド型について、それぞれの特徴を紹介します。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社にサーバーや通信回線などを用意して運用するタイプです。社内でシステムが完結することから、セキュリティ面でも安心というメリットがあります。

また、自社で運用するので、カスタマイズしやすいのも大きな魅力です。ただし、サーバーなどの設備を用意することになるため、導入コストがかかる傾向があります。

クラウド型

クラウド型といえば、近年ではさまざまなクラウドサービスが誕生しています。ワークフローシステムにおいても、今ではクラウド型が広く普及してきました。自社でサーバーなどを用意しなくてもよく、導入までの手順がシンプルです。初期コストを抑えられるのが大きなメリットで、一般的なクラウド型では月額料金が設定されています。

オンプレミス型ワークフローシステムの導入がおすすめの企業

ワークフローシステムには2種類あることを紹介しましたが、自社にとって相性のよいタイプを導入することが大切です。それでは何を手がかりにして決めればよいのでしょうか。まずは、オンプレミス型の導入をおすすめしたい企業の特徴について解説します。

社内でシステム管理できる

オンプレミス型は、基本的には社内で運用します。ですから、エンジニアなどの人材がそろっている規模の大きい企業に向いています。自社でセキュリティ対策まで行うので、とくにセキュリティを重視したい企業にとっても安心です。

カスタマイズの必要性が高い

すでに自社で利用しているシステムと連携がしやすいこともオンプレミス型の特徴です。また、自社の組織や業務に合わせてカスタマイズする予定があるのなら、オンプレミス型がおすすめです。カスタマイズの自由度が高いので、変更があったときにも対応しやすいからです。

クラウド型ワークフローシステムの導入がおすすめの企業

それでは、クラウド型はどんな企業と相性がよいのでしょうか。ここでは、クラウド型をおすすめしたい企業の特徴について解説します。

導入コストを抑えたい

クラウド型なら、サーバーやインフラ構築などの必要がありません。そのため、大幅に導入コストを抑えることが可能です。また、利用者数によって料金体系が設定されるサービスも多いことから、スモールスタートを希望する場合にもおすすめです。サーバーなどの設置作業がないため、導入までの必要期間も短くスピーディーに始められます。

社外でメンテナンスしてほしい

クラウド型では、社内スタッフがメンテナンスや保守作業を行う必要はありません。障害などのトラブルが起きても、サービス提供側で対応してもらえます。エンジニアスタッフが在籍していない中小企業やスタートアップ企業などでも導入しやすいのです。

クラウド型では、基本的にシステムのテンプレートを利用するため、オンプレミス型に比べると自由度は高くありません。しかし、ネット環境があればアクセスできるため、外回り営業などが多い企業なら、社外にいても活用できて便利です。

ワークフローシステム選定時のチェックポイント

ワークフローシステムを導入するためには、どんな基準で選べばよいのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムを選ぶときのチェックポイントについて紹介します。

必要な機能を備えているか

自社の業務に必要なシステムが入っているか、フォーマットや業務フローなどをチェックしておきましょう。多機能であれば必ずしもよいわけではありません。自社には不要なシステムが多ければ、余計なコストを支払う可能性があります。

他のシステムとの連携

自社で今利用しているシステムと連携できるかどうかは、必ず確認しておきましょう。互換性がないと個別で処理する必要性があるので、かえって仕事が増えるかもしれません。手入力する手間が増えたために、ミスが発生する恐れもあります。

カスタマイズ性

使っている途中で、カスタマイズの必要も生まれます。人事異動や市場の変化などによって、自社の業務フローが変化する場合もあります。ITに強い一部のスタッフだけがカスタマイズできるような難易度の高いシステムでは不便な場合もあります。多くのスタッフがカスタマイズ操作できるような、扱いやすいシステムの方が便利でしょう。

 

せっかくワークフローシステムを導入しても、自社の業務とマッチしていなければ余計な手間やミスが発生する可能性もあります。契約前にトライアルが利用できるサービスもあるので、まずは試してみるのもひとつの手段です。本記事を参考に、スタッフにとって使いやすく、自社の業務の効率化に大いに貢献してくれそうなワークフローシステムを探してくださいね。

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