ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールは何が違う？

社内業務を効率化し、簡単に社内申請や業務を電子化するワークフローシステムは、情報管理やセキュリティの観点でも注目が集まっています。では、ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールは一体どう違うのでしょうか。今回の記事では2つのツールの差異に注目し、詳しく解説を行います。ぜひご一読ください。

ワークフローシステムの特徴

企業の円滑な業務に欠かせない存在として急成長を遂げている「ワークフローシステム」には、一体どんな特徴があるのでしょうか。ワークフローシステムは業務の流れをシステム化するという意味があります。数人規模の会社組織なら申請や決済には時間がかかりません。しかし、組織が大きくなり業務に従事する人数が多くなると、申請や決済に目を通さねばならない人間は多くなり、必然的に手続き全般に時間を要するようになります。

そこで、申請を滞りなく進め、最終の決済に至るまでを「システム化」することで業務を円滑化することが望ましいでしょう。ワークフローシステムは、一連のこうした業務の流れを分かりやすくシステム上で確認できるようになります。回覧板をわざわざ使ってペーパーベースで確認するよりも、紙のコストも削減できる上、承認漏れや決済の遅れも進捗管理できます。中小企業から大企業まで、業務効率化には欠かせないアイテムです。

プロジェクト管理ツールの特徴

一見するとワークフローシステムと類似していますが、プロジェクト管理ツールとはどんなしくみなのでしょうか。プロジェクト管理ツールとは、申請や決済にかかわるワークフローシステムとは異なり、プロジェクトを管理するためのツールです。スマートフォンにも内蔵されるようになった「ToDoリスト」なども厳密にいえば、プロジェクト管理ツールに該当します。

プロジェクトを円滑に遂行するためには、スケジュールや進捗管理、トラブルの発見や可視化などを一元的に管理することが理想です。こちらも大きな組織になると、1つのプロジェクトに関わる人数が多くなるため、ペーパー上での管理や会議だけでは管理が難しくなります。プロジェクトの業務全般を分かりやすく、システム上で管理するためにもツールを導入することがおすすめです。

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違い

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールについて、それぞれの特徴を解説しました。では、この2つの違いとは具体的にどんな点なのでしょうか。

申請・決済が多い場合はワークフローシステム

金融機関やプロジェクトの予算決定が多い会社などは、頻繁に業務の中に申請および決済が登場します。申請や決済が滞ってしまうと、社内業務全体が遅延し、売上にも暗い影が及んでしまう可能性があります。承認スピードを高め、業務効率化を徹底するためにはワークフローシステムの導入が必須です。

進捗を「見える化」するならプロジェクト管理ツール

プロジェクト全般を分かりやすく一元的に管理し、参加者が「見える」状態にしておくなら、プロジェクト管理ツールが必須です。計画の遅延や、業務担当者の稼働状況などもシステム上で見える化できるため、マルチタスクをこなす方でもプロジェクト管理ツールがあれば複数のタスクも安全にこなせるでしょう。このように、ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールは一見すると同じ「システム化」ですが、その役割は大きく異なっています。

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールどちらを導入するべき？

業務を適切に管理し、効率化するためにはワークフローシステムとプロジェクト管理ツールのどちらを導入するべきなのでしょうか。

決裁者までのルートが決まっている場合

プロジェクトを管理するならプロジェクト管理ツールを採用すべき、と感じるかもしれません。しかし、申請から決済までのルートが決まっており、決裁者も固定されている場合には業務の効率化にワークフローシステムを導入されることがおすすめです。マルチタスクが点在しているのではなく、計画の立案から決済までがボトムアップ形式の場合、申請・決済が効率化されることで業務効率化が一気に改善させるためです。とくに決裁者が管理職として非常に多忙であり、決済業務が遅延傾向にある場合は導入を検討しましょう。

プロジェクトをチーム管理する場合

プロジェクトをチーム単位で計画の立案から決済までこなす組織も多いでしょう。この場合、決裁者が変動し、業務内容によって決裁権限の考え方も異なります。ワンプロジェクトを適正に管理し、遂行していくことを求める場合はプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。とくに複数のプロジェクトを抱える人材が多い組織の場合は、プロジェクト管理ツールを導入することで、複雑なスケジュールや進捗管理業務から解放されます。データの共有や簡易的なチャットなども搭載しているツールが多いので、今まで以上にプロジェクトが効率よく遂行できるでしょう。

両方の導入もおすすめ

企業によってはワークフローシステムとプロジェクト管理ツールを併用しています。大きな組織の場合は決済業務もプロジェクトも多いため、システムを併用することにメリットがあるためです。自社のしくみや現在の業務状態を分析し、場合によっては両方を導入しましょう。

まとめ

今回の記事では、今話題のワークフローシステムとプロジェクト管理ツールについて、両方の特徴や差異に触れながら解説しました。ボトムアップ式の組織が多い日本の場合、決済までの業務の流れを効率化することで企業の意思決定が促進され、売上アップにも貢献します。ぜひこの機会に2つのシステムを分析し、企業に合ったしくみを再検討してみましょう。

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