ワークフローシステムの導入を検討するべきタイミングとは？

ここ数年間、リモートワークが推奨されるようになり、ワークフローシステムを取り入れる企業が増えてきました。業務の効率性、生産性を高めるうえで有効なシステムですが、導入のタイミング次第では、効果に大きく違いが生まれてきます。そこで今回は、どんなときに導入を検討すべきか、解説します。今後の参考にしてみてください。

ワークフローシステムの導入を検討するべきタイミング

ワークフローシステムを導入すべきかどうか、企業のみなさんにとって、きっと悩ましい問題でしょう。というのも、導入するタイミングこそが鍵となってくるからです。たとえ業務進行が効率的になったとしても、システム面での著しい変化は避けられないものです。適切でない状況化で行えば、現場に混乱を招く可能性もあります。いつでもよい、というわけにはいきません。慎重にベストな時期を見極めるのがセオリーとなります。

ひとつのきっかけとなるのが、リモートワーク環境を整える必要に迫られたときです。新型コロナウィルスの感染拡大以降、働き方改革の後押しもあり、多くの企業が新しい働き方を受け入れるようになりました。オンライン上で業務の申請、承認、決裁が完結するシステムは、まさに時代のニーズといってよいでしょう。世界的な傾向からいっても、働き方のオンライン化は急務です。

だからこそ、現在、ワークフローシステムがこれほどスポットライトを浴びているわけです。歩調を合わせるかのように、ペーパーレス化の波も押し寄せてきています。従来通りの業務スタイルだと、各部門で書類の山が生まれ、整理するのも大変です。管理の難しさはみなさんもご存じのことでしょう。同時に、印刷費や通信費など、費用面での負担も無視できません。限られた資源活用、環境保全という面から見ても、ペーパーレス化はこれからも続く見込みです。書類の保管スペースも要らず、コストダウンにつながるワークフローシステムが、まさしく強く求められている状況といえます。

ワークフローシステムの選定前に確認しておくべきこと

導入するタイミングが決まったら、ワークフローシステムを活用する当初のモチベーション、目的意識を改めてはっきりさせておきましょう。その軸がブレてしまうと、会社の実情にそぐわないものを選んでしまうリスクもあるからです。一番ふさわしいものを選ぶためには、会社にとって業務の効率性を高めるシステムはどんなものなのか、ということを徹底的に見つめ直すことが必要になります。もちろん、その際には、現場で携わる社員の意見に耳を傾けることも大切です。

次のステップとして、ワークフローシステムにも複数のタイプがあることを確認しておくことがあります。どの要素を重視するかで、今後のシステム運用の在り方も変わってきます。業務拡張性と承認機能に重きを置くならワークフロー専門型が理想的です。給与や人事システムなど、ほかのシステムとの連携性に着目するなら、基幹システム型が有力候補でしょう。低コスト、短期間で導入可能なグループウェアは、すぐに運用したい企業のみなさんにとって欠かせない存在です。それぞれ一長一短があり、冒頭でも説明した目的意識に照らし合わせながら、検討してみてください。

ワークフローシステム選定時のポイント

いざ導入の段階になると、運用していくうえで、操作のしやすさが問題になってきます。新しくシステムを採用するにしても、別のものに切り替えるにしても、働く社員のみなさんにとって使い勝手がよいかどうかがひとつの価値基準です。何度やっても覚えきれないような難しい操作だと、当初の目的、業務の効率化からほど遠い結果にもなりかねません。直感的でシンプルな操作性こそ、何よりも優先すべき条件といってよいでしょう。機能面も注目したいところです。

ワークフローシステムで可能なことは、申請書作成をはじめ、ワークフローの設定、承認および決裁、そして管理などがあります。それぞれ業務を円滑に進めるためには欠かせないもので、会社ごとに特化すべきポイントも異なります。どんな機能が会社にふさわしいのか、総合的な視点で突き詰めておくと、必要のない機能に煩わされることもありません。このほかにも、スマートフォンやタブレット端末で気軽にアクセスできるかどうか、コスト面でクラウド型か、オンプレミス型かの見極め、運用するためのランニングコストなども、選定するうえでヒントになります。

まとめ

新型コロナウィルスが広まった頃から、リモートワークの流れが一気に加速しました。時代の需要に呼応するかのように、各企業も積極的にワークフローシステムを導入しています。オンライン上で業務を進めていく働き方は、将来的にもますます増加していくことでしょう。今回の記事では、どんなタイミングでワークフローシステムを導入するべきか、手がかりとして、いくつかポイントを挙げてきました。操作性、機能性、コスト、そしてスタイル、考えてみれば、それはたとえば普段の家電を買うときにも通じる判断材料ともいえます。企業組織としてさらなる効率性を高めたい場合、ワークフローシステムは大いに手助けとなってくれることでしょう。本記事をひとつのきっかけにして、よりよいものを選んでいただきたいものです。

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