ワークフローシステムを導入するまでの具体的な手順について解説！

ワークフローシステムは業務を効率化できたり、内部統制を強化したりできる便利なツールです。IT化が進むにつれて、ワークフローシステムを使って社内業務をスマートにする企業が増えてきています。ここではワークフローシステムの導入手順や成功させるためのポイントについて紹介していきます。

そもそもワークフローシステムとは？

ワークフローとは、業務が完了するまでの一連の流れのことを言います。たとえば社内で交通費や経費の申請をする際の流れは

1：申請者が書類を作成して申請
2：決裁者が承認
3：承認をのもと決済

という流れが一般的です。この従来は紙で申請から決済まで行っていた流れを、ワークフローシステムを使って電子化することがで、ミスや不正を防いだり、申請・承認・決済作業をスムーズにしたりすることができます。新型コロナウイルスの流行によりリモートワークに移行する企業が増えたことも、ワークフローシステムを導入する企業が増える要因となっています。ワークフローシステムであれば、申請用紙を直接やりとりすることなく申請から決済までの作業を各々が進めることができます。上司が出張に行っている間承認が滞ることもありませんし、上司側も決済作業をためこまずに済みます。

こうした企業のITシステムによる業務効率化はデジタルトランスフォーメーション（DX）と呼ばれ、経済産業省でも企業のDX化を推進しています。ワークフローシステムを導入することで、たとえば今どんな稟議が進行しているのか、誰のところで承認がとまっているかなども一目でわかるようになります。

過去の決済内容についての検索も簡単で、倉庫に行って過去資料を漁る必要もありません。誰かがファイルを持ち出していて、すぐ見たい資料が確認できないということもありません。紙の書類は汚損したり、紛失したりするリスクがありますがシステム上の決済であればそうした心配もありません。紙を保管する場所も不要になります。ワークフローシステムの導入には多くのメリットがあると言えます。

ワークフローシステムを導入するまでの具体的な手順

ワークフローシステムの導入手順ですが、最初にやることは現状の調査と分析です。社内で各書類がどのようなルートで決済完了に至っているのか、現場の業務フローを明確にしておきます。また、提出率や決済にかかる期間、ミスの発生状況などについて現場にヒアリングを行い課題がどこにあるのかを把握しておきます。

次に、作業を効率化し、内部統制が図れるよう工数や経路を改善します。不要なフローをなくして、コンプライアンス要件が満たせていないと判断すれば新たに承認者を増やすなどの対応をします。ワークフローシステムは各書類について閲覧や編集の権限を細かく設定することができます。書類ごと、情報の種類ごとにどういった権限設定がベストか検討しておきます。

最後にシステムの担当者を決めます。ワークフローシステムは導入すれば終わりではなく導入後にフローの見直しをしたりフォーマットを追加、変更したりする必要があります。役職や部署の変更にともなう権限の変更や入退職に伴う更新作業など、細かい修正は頻繁に行うことになります。システムを円滑かつ適切に運用するためにはシステム担当者を決めておく必要があります。ワークフローシステムは全社に関わるものなので、経営企画室など管理部門から担当者を選ぶのが一般的です。

ワークフローシステムの導入を成功させるためには？

ワークフローシステムをうまく機能させるには、まず自社が必要とする要件を満たしたシステムを選定することが重要です。「この部分ができないから現場で使えない」ということになれば当然全社の決済システムをまとめることはできません。

そのため前述の現状調査は、システム導入を成功させるカギと言えます。複数の部門に並列で承認を得るケースや、条件によって承認ルートを変えるといったことが必要な場合は、その機能を備えたシステムかどうかを確認する必要があります。機能追加などを積極的に行っているベンダーであれば追加要望にも対応してもらいやすくなります。また、利用者が使いやすいかどうかも重要です。従業員はITリテラシーのある人ばかりではありませんし、システムを新人が使うこともあります。

そのため、直感的に操作できるかどうか、UIは複雑すぎないか、動作スピードが適切かといったポイントをチェックしておきましょう。システムの提供会社によってはオンボーディングに力をいれていて運用まで丁寧なサポートを行っている会社もあります。問い合わせ窓口の体制など、導入後のアフターフォローについても比較の際はチェックしておくといいでしょう。

まとめ

ワークフローシステムを導入してフローの一元化することは、様々なコストを削減して業務を効率化できる、ミスや不正を防ぎやすくする、検索が容易になるなど非常に多くのメリットがあります。会社の規模が大きくなるほどワークフローシステム導入による効果も大きくなります。こちらで紹介した内容も参考にしつつ複数のシステム会社から話を聞き、自社に合ったワークフローシステムを見つけてください。

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