ワークフローと業務フローの違いとは？システム化するべき理由

ワークフローと業務フローはどちらも、業務の工程や業務に必要な手続きに関する流れを図式化したものを指します。いい方が異なってはいるものの、意味の違いはほとんどありません。そしてシステム化することで、紙の書類を電子化し、申請そして承認、決裁するまでの流れを自動システム化すれば、業務のよりよい効率化が期待できるのです。

ワークフローと業務フローの違い

ワークフローとは、組織内の業務の中で、複数の人間が携わるやりとりの流れやそのやりとりを図式で表現したもののことを指します。たとえば申請書ひとつでも、業務内容や申請書の種類により、必要となる承認の手はずが異なり、煩雑になることも。ワークフローの改善は業務の効率化には欠かせないのです。「ワークフローを導入する」という表現が出てきた場合、「ワークフローを管理するシステムを導入する」という意味になります。

そして業務フローとは、現場で行われている業務の手順などを可視化するために作られたフローのことを指すのです。ワークフローも業務フローも「ひとつの業務の流れ」のことで、どちらも業務の効率化が重視されます。企業の規模が大きければ大きいほど煩雑になる業務や承認経路を効率的に管理するために、ワークフローシステムが利用・導入されているのです。ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。製品ごとに特長は異なっているため、導入時には自社に合う機能が搭載されているものを選びましょう。

ワークフローはシステム化したほうがいい

ワークフローシステムを導入することで、社内での書類が電子化されるため、紙でのやり取りが減り、コストを削減することや、業務をより効率よく回すことが期待できます。新たな申請書を作成する際に過去の申請書を利用し、書類の転記や再添付する手間を省くことも可能です。

そのほかにも社内の内部統制、つまり承認者がいないため承認を事後確認したりなどといった不適切な事案の防止にもつながり、コンプライアンスを強化する役目も図れます。ワークフローシステムは計算を自動で行うこともできるため、記入漏れや計算ミスのない申請を行うこともできるでしょう。それによって、決裁までにかかる時間を短縮することが可能なのです。

さらには社外からアクセスすることもできるため、書類の申請のためだけに会社に出社したり帰社したりする必要がなくなるため、営業の働き方改革だけでなく、リモートワークやテレワークなどにも柔軟に対応することが可能になります。

ワークフローシステムを導入しよう

書類のフォーマット作成や承認までのルートの作成、さらには書類の申請状況の確認などが可能なワークフローシステムを社内に導入することで、書類のミスや渡し間違いなどといった、いわゆるヒューマンエラーを軽減する効果があります。

そして複雑な承認をともなう現場での業務フローのシステム化の際にはまず、きちんと社内規定に即した形で承認経路が描けるように、自社の決裁の規定を明確化しましょう。そして明確化することで理想のフローの形から遠ざかってしまう場合は、業務の本来あるべき姿のほうを優先して、決裁や承認過程の規定の改善や変更も必要になってきます。

そしてワークフローシステムにはクラウド版とパッケージ版があり、自社の規模や環境に応じたものを選ぶのがよいとされているのです。その際には、自社の業務に必要かどうか、カスタマイズできるか、外部連携できるかどうか、の3点に留意しましょう。

クラウド版

インターネット環境とパソコン、スマートフォンなどのデバイスがあれば利用できるのがメリットです。どこからでもアクセスがしやすく、年額または月額性のものが多く、初期費用を抑えて短期間で導入することが可能。しかしシステムのカスタマイズが限定的にしかできない場合や必要な機能を導入する際に別途料金がかかるケースなどもあるのがデメリットです。

パッケージ版

自社のサーバーにインストールして使います。元からの自社のシステムに合わせて運用しやすいことやセキュリティが高いこと、カスタマイズがしやすいことなどといった点がメリットです。その反面、初期費用が高額なことと、メンテナンスも自社で行わなければいけないというデメリットもあります。

まとめ

昨今ではあらゆる働き方やその改革、改善が求められており、それにこたえるためにはまず、自社の業務やワークフローをしっかりと見直してみるのが一番の近道になります。ワークフローとは何かという理解を深め、現場での業務フローを見直して、効率よく皆が働くことが可能なワークフローシステムの導入を検討するのもひとつの手段でしょう。

業務を効率よく改善していくことで生産性を向上し収益を上げ、働き方改革による従業員の満足度も上げていくことは、企業にとってのメリットを数多く与えることになります。ワークフローや業務フローの活用の度合いや細やかな見直しが企業の力を底上げするといっても過言ではありません。自社の課題と導入目的を明確化し、さまざまなシステムを比較し、どのシステムを導入するかを考えていきましょう。

おすすめのワークフローシステムランキング

イメージ	1	2	3	4	5
会社名	X-point Cloud	ジョブカンワークフロー	楽々WorkflowⅡ	collaboflow	Create!Webフロー
特徴	導入実績メーカー累積3,500社以上！多種多様な企業が利用している	シリーズ累計導入実績12万社以上	機能性や多様性に優れている	顧客満足度の優れた製品に対して贈られる“High Performer”を受賞	気になったらすぐに始められる
資料請求	資料請求はこちら
詳細リンク	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら	公式サイトはこちら