テレワークの導入にワークフローシステムがおすすめ！活用方法とは

ワークフローシステムとは、各種業務の効率化が行えるシステムです。リモートワークの導入に際して同時に導入することで業務の効率化が期待できるといわれています。本記事では、リモートワークにおすすめしたい、ワークフローシステムの活用方法について詳しく紹介します。リモートワークを考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。

テレワークの導入に必要なワークフロー

ワークフローシステムとは、申請作業を電子化・自動化することができる便利なシステムです。導入することで大幅に業務効率の改善が期待でき、各種コストも削減できるため近年注目を集めています。

ワークフローシステムを導入しないとどうなる？

仮に各種申請を電子化可能なシステムを導入しなかったとしても、リモートワーク自体を導入することは可能です。しかし、システムだけを導入せずにリモートワークだけ導入を進めてしまうと、さまざまなデメリットが発生する可能性が高いです。

ここからは、導入しなかった際のデメリットを紹介します。新たな試みとはいえ、むやみに適当に導入してしまうと、失敗しやすくなるため、しっかりと理解しておきましょう。

出社が必要になる

導入しないことのデメリットのひとつは、各種申請の承認にいちいち出社が必要になってしまうことでしょう。リモートワークを導入すると、各社員がそれぞれの自宅で働くことになるため、これまで通り書類で申請作業を行うことはできなくなります。

どうしても書類で作業を続ける場合、承認担当者と申請者がいちいち申請の度に、出社しなければならないという手間があります。これまで通りのやり方で続ける場合、リモートワークの導入によって業務効率が下がることは簡単に想像ができます。

認識に違いが生まれる恐れがある

システムの導入などによって、仕事の手順の明確化を行っていかなければ、簡単に他人に質問することが難しくなるリモートワーク下では、手順の認識に違いが生まれる恐れがあります。

承認状況を直接確認する手間が発生する

ワークフローシステムを導入しないと、承認状況をいちいち承認担当者に確認する手間が発生してしまいます。承認状況の確認をメッセージなどでやり取りすると、承認を待っている側も承認を行う側も両方の業務効率が下がってしまいます。

テレワーク導入にワークフローシステムを導入するメリット

ここからは、ワークフローシステムを導入するメリットを紹介します。社員が各々自宅で仕事をするリモートワークと、各種申請作業がネットうえで完結するようになるワークフローシステムはとても相性がよく、リモートワークの開始に際して同時に導入することにはさまざまなメリットが多いです。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

承認スピードの向上が期待できる

ワークフローシステムを導入すると、承認の作業もより簡単に行えるようになるため、承認スピードの向上が期待できます。承認スピードが向うえできれば、そのあとも芋づる式にスピードアップできるため、俯瞰的な視点で考えると業績アップに繋がると考えられます。承認の作業を1人などの少人数で行っていれば、負担軽減も期待できるため、導入を検討してみることがおすすめです。

出社の手間が省ける

リモートワークを導入すると、これまで通り各種申請作業を書類で行うことがかなりの手間になります。なぜかというと、申請する側も承認する側もそれぞれ別の場所で仕事をすることになるからです。申請の度に都度出社しているようでは、業務を遂行するうえで大きな負担になることは明らかです。リモートワークを開始する際は、同時にワークフローシステムも導入することをおすすめします。

書類の管理の手間がなくなる

各種申請をオンラインで一括管理が行えるシステムを導入すれば、申請書が全てデジタルで管理できるようになるため、ファイリングといった管理の手間がなくなります。申請をアナログでしていたばっかりに、事務作業で負担が増えていれば、導入を検討してみた方がよいでしょう。

コストの削減が期待できる

コストの削減が期待できるというメリットもあります。システムの導入を行うと、これまでアナログ作業でかかっていた書類費といった無駄な費用がかからなくなるため、長期的にみると大幅なコストの削減が期待できます。リモートワークを開始することで紙類の費用や社員の交通費といった無駄なコストを削減したいと考えているのであれば、同時にワークフローシステムの導入も検討してみることがおすすめです。

テレワーク導入のためのワークフローシステム活用方法

リモートワーク導入のためのワークフローシステム活用方法としては、リモートワークを推進するための基盤づくりや書類に依存しない申請作業の実現、社員へ作業の流れを浸透させることなどが挙げられます。業務の効率化が行えるシステムはどれも簡単に導入することができ、申請作業などをアナログで行っていたのであれば、すぐに効果を実感することが可能です。導入の際はコストがかかりますが、長期的な視点を持つと削減できるコストの方が大きいため、迷っているためあれば、一度試してみることがおすすめです。

まとめ

本記事では、リモートワークの導入にワークフローシステムがおすすめの理由を紹介しました。リモートワークと、各種申請作業がネットうえで完結するようになるワークフローはとても相性がよく、リモートワークの開始に際して申請を電子化可能なシステムを導入することにはさまざまなメリットがあります。導入しなかったとしても、リモートワーク自体は開始可能です。しかし、各種申請作業をこれまで通り書類で行ってしまうと大きく業務効率が下がるため注意が必要です。

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