ワークフローシステム導入で起こりがちな失敗とは？

最近とくに注目を集めるワークフローシステムの導入は、企業組織にとって、もはや克服すべき課題といってよいでしょう。新しいシステムを取り入れると、いろいろ不具合も起こりがちです。防ぐためには、あらかじめ問題点を知っておくことが大切です。今回の記事では、ワークフローシステムを導入する際にありがちな失敗例を紹介します。

そもそもワークフローシステムを導入する目的とは？

はじめに、ワークフローシステムを導入するのはなぜか、解説しましょう。みなさんもご承知のように、ワークフローシステムとは、業務上関わる一連のプロセスをデジタル化し、分かりやすく可視化するシステムのことをいいます。これまで多くの企業では、一般的に、申請書類と承認のハンコをワンセットに業務を進めてきました。アナログ式の欠点は、手間とコストがかかる、つまり、非効率的であることです。

また、システム上で申請、承認、決裁という流れを俯瞰できないのも問題。誰がどのセクションで申請書類を出し、承認および決裁待ちであるのか、進捗状況がつかみきれず、情報の共有もできませんでした。最終的な決裁者の不在が続くと、業務全体が滞ってしまうリスクも常につきまといます。企業組織にとってこれほどストレスになることはありません。そこで登場したのが、デジタル技術を駆使したワークフローシステムです。

可視化することによって、情報の共有と、出先からもアクセスできる利便性が実現し、結果として業務進行の効率化が可能になりました。どこで停滞が起こっているのか、ひと目で分かると迅速に対応できます。デジタル化でペーパーレスが進み、コストダウンにつながるのも大きな魅力でしょう。リモートワーク環境を整備する上でも、企業組織にとって、今やワークフローシステムは不可欠なツールといっても過言ではありません。

ワークフローシステム導入の失敗事例

では、実際にワークフローシステムを導入すると、どんな失敗が起こり得るのでしょうか。

まず、運用を開始するまでの設定に思わぬ時間がかかってしまうことがあります。申請フォームの作成と承認ルートの設定は、ワークフローシステムで一番根幹となるものです。この初期設定は、会社の特性を反映したものでなければなりません。仮に実情に合わない設定をした場合、効率化を目指したはずが、かえって非効率になることもあります。導入を決めた段階で、企業組織としてどういったフローで業務が進行していくのか、トータルな視点でとらえ直すステップが欠かせません。これにも一定以上の手間がかかります。コストをいくらかけたからといって、充分な効果が得られないケースも困りものです。

その原因のひとつには、会社の規模やスタイルなど、特徴に沿ったワークフローシステムを選んでいないことが考えられます。前述したように、会社にとって必要な機能は何なのか、ということを事前に想定しておくことが重要です。さらに、既存システムとの連携面でもトラブルが発生します。たとえ導入しても、人事や給与など、ほかのカテゴリーとの連携性がなければ、貴重なデータが共有、活用できません。いわゆる縦割り行政と同じで、非効率そのものです。避けるためには、連携性に優れたものを選ぶことが肝心になります。

ワークフローシステム導入を成功させるためには？

どうすればワークフローシステムの導入が成功するのか、みなさんも気になることでしょう。もっとも必要なのは、申請、承認のそれぞれの立場から、関係者の声を集約させる準備作業です。業務を進めるにあたって、欠かせないこと、無駄なことを整理し、システム運用に反映すること、それが大前提となります。

また、ワークフローシステムを導入すると、ペーパーレス化がつきもので、現場レベルで劇的な変化を引き起こすものです。従来の紙ベースに慣れた人にとっては、まったくの未知数です。導入することで、どんな効果があるのか、あるいは、操作法や機能についても、全従業員に対し、丁寧にレクチャーすることが大事になります。共通理解なしには円滑な運用はできない、と考えたほうがよいでしょう。

次に指摘したいのは、どんなタイプのワークフローシステムを選び取るか、ということです。結論からいえば、会社の適性にフィットしたものを選択することが鍵。最初の入り口として、オンプレミス型か、クラウド型か、どちらかを選びましょう。スマートフォンで見たときの使いやすさ、運用するにあたってのコストも考慮すべき側面です。

まとめ

業務の効率化、生産性の向上を旗印に登場したのがワークフローシステムです。紙からデジタルへの移行は、歴史的な変化にほかなりません。気をつけておきたいのは、どれだけ優秀なシステムであっても、使いようによっては非効率になってしまう可能性があることです。上手に運用していくためには、起こり得る問題をシミュレーションしておくのがポイントです。今回は、主に導入における失敗例を挙げてきました。ワークフローシステムの普及は、時代のメインストリームともいうべき現象といえます。これから導入を検討する企業のみなさんにとって、本記事がなんらかの手助けとなれば幸いです。

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