ワークフローシステムを選ぶ際に意識するべきポイントを知ろう！

ワークフローシステムを導入することで、承認フローを電子化し、ペーパーレス化を促進できます。しかしワークフローシステムにも種類があることを知っていますか？業務をより効率的にするにはワークフローシステムの選び方が重要です。この記事ではワークフローシステムの選び方について紹介した後、加えて導入の手順も解説します。

まずは、ワークフローシステムの種類をチェック！

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムの種類を紹介する前に、ワークフローシステムとは何なのかをおさらいしておきます。ワークフローシステムとは紙で行っていた申請書を電子化することです。さらに申請フォームを電子化することによって、申請・承認・却下をシステム上で行えます。

ワークフローシステムを導入することによって、紙の申請にかかる人件費や紙の費用の削減、申請書の運送時間の短縮、申請書の管理の簡潔化など多くのメリットが存在します。では次の見出しからこのワークフローシステムの種類について細かく見ていくことにしましょう。

ワークフローシステムの種類について

・グループウェア型…グループウェアとは社内の情報共有やコミュニケーションを活発にし、生産性を高めることを指します。このグループウェア型のワークフローシステムは従業員のスケジュール管理や、社内SNSを通して情報共有をサポートが可能です。また従業員のスケジュールを可視化することで従業員を効率的に利用できるほか、チームで活動する際のコミュニケーションの潤滑剤になってくれるでしょう。

・ウェブフォーム型…ウェブフォーム型とは、ウェブに作成した申請書を利用して、申請から承認・却下までを行うシステムです。ウェブ上ですべての工程を完結でき、非常にお手軽です。

・エクセル型…エクセル型のワークフローシステムは、エクセルで作成した申請書のデータを利用し申請フォーム同様の効果を得るシステムです。エクセル型であれば今まで使っていたエクセルの申請書を使いまわせるため、初めてワークフローシステムを導入する方にも使いやすいでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際に意識するべきポイント

ワークフローでの内部統制

ワークフローシステムを選ぶうえで意識すること1つ目は「内部統制ができるか」です。ワークフローシステムを導入することで申請フォームと承認ルートを上手く共有したり、関係者の方々に簡潔に内容を伝えられていたりしなければなりません。システムを選ぶ際には業務の効率化を測れるだけでなく、内部統制が取りやすく、使いやすいものを選択することが大切です。

導入の仕方は段階的に

導入を段階的にしていないと、会社内部での統制が取れなくなってしまいます。インターネットやパソコンに慣れている方なら直ぐに適応しウェブ上でやり取りが可能かもしれませんが、会社の中には50~60代の方もいるでしょう。

デジタル化に慣れていない世代でも使えるようなワークフローシステムを段階的に導入することでスムーズに移行することが重要です。また研修や説明会などを設けることもワークフローシステムを浸透させる上で大切な要素かもしれません。

会社の目的に適しているか

ワークフローシステムを導入するうえで意識すること3つ目は「会社の目的に適しているか」です。ワークフローを導入したのにもかかわらず、あまり業務効率が上がらないのは、目的にあった選び方をしていないせいです。申請フォームをペーパーレス化したいなら、ウェブフォーム型、情報共有を円滑にしたいならグループウェア型など場合によって選ぶようにしましょう。

ワークフローシステムの導入手順

1.優先順位をつける

会社には申請業務が多くあります。この段階ではどの業務がより大変か、どの業務にワークフローシステムを導入するかを選択します。この時、人件費や時間が多くかかっているものからリストアップしていくとよいでしょう。

2.申請承認フローの調査･システムの選定

申請承認フローとは、アクセス権限を持っている人に権限を持っていない人が申請し、承認をもらう一連の流れを指します。申請承認フローを紙媒体で行うと、誰が申請し誰が承認したのか分かりにくくなります。

このように申請承認フローが複雑化しているものを調査し、簡潔なシステムに導入できないかどうか検討しましょう。導入する前に、ワークフローシステムで考えている要件や、必要ないと思われる機能などを拾い出します。これらから最適でコスト的にも合うワークフローシステムを選定します。

3.導入の教育

そして最後に大切なのがシステムの教育を行うことです。社員の誰もが使えて、利益を生み出せるシステムにするには、やはり使い方を教育する必要が出てきます。なるべく時間をかけず、かつ全員が理解できるよう教育担当の方は綿密な計画を練ることになります。

また導入する際は、すべての工程を導入するのではなく、段階的にテストスタートしていくことも大切です。

今回はワークフローシステムの種類と選び方のポイントを紹介しました。ワークフローシステムは導入することで業務をより効率化できますが、選び方を間違えると悪化させる場合もあります。解決したい内容を決め、会社にあったワークフローシステムを導入してみてくださいね

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