ワークフローシステムを導入する際に注意するべきポイントとは？

ワークフローシステムを導入すれば、業務の効率化に一役買ってくれるはずです。しかし残念なことに、せっかくワークフローシステムを導入しても使いこなせないというケースもあります。

そこで今回は、ワークフローシステムを導入する際に注意するべきポイントについて解説します。ワークフローシステムの導入前に参考にしてください。

ワークフローシステムの導入時によくある失敗

ワークフローシステムを導入したときに、どんな失敗が起きやすいのでしょうか。まずは、ワークフローシステム導入における失敗例について2つ紹介します。

■使いこなせない

まず挙げられる失敗例としては、スタッフが新しいシステムを使いこなせないケースです。今までの紙ベースの業務に慣れていたために、システムに慣れるまで時間がかかるスタッフがいる可能性は大いにあります。

システムが使いこなせないと、これまでのやり方の方が単純だったのに面倒になったと不満を感じてしまいます。本来ワークフローシステムは業務が効率的になるはずのツールなのに、混乱が生じるのは逆効果です。

導入時の研修が不十分であると、このように職場で十分にシステムを活用できない状態になるリスクがあります。

■ほかのシステムと連携できない

どの職場でも、普段よく使う特定のシステムをもっているのではないでしょうか。新しく導入するワークフローシステムが、いま使っているシステムと連携できていなければ不便です。連携していないために、別の作業が新しく発生すればさらに非効率的です。

時間や手間がかかるだけでなく、余計な作業が生まれるためにミスが起きる可能性もあります。

ワークフローシステムを導入する際に注意するべきポイント

せっかくワークフローシステムを活用するなら、失敗せずにスムーズに導入したいところです。ここでは、ワークフローシステム導入する際に気を付けてほしいポイントについて解説します。

■自社に合うシステムを選ぶ

基本的なことですが、自社に最適なシステムを選ぶことが大切です。

会社によって申請業務の流れはさまざまでしょう。たとえば外回りが多い職場なら、スタッフが社外にいても申請・承認の確認ができるシステムなら利便性が高いはずです。

スタッフにとってどんなシステムであれば便利なのかを考えて、自社の業務と相性のよいシステムを選びましょう。

■事前準備をする

ワークフローシステムを導入するまでに、事前準備をしっかり行うことも大切です。まずは今ある業務において、問題点を探し出しましょう。紙ベースで申請・承認している場合、何か不都合な部分があるなら改善しておくのです。

問題点が解決した後でワークフローシステムを導入した方がスムーズにスタートできます。

また、導入するときにはスタッフ全員にしっかり研修をしておきましょう。最初にワークフローシステムを導入する目的や、ワークフローシステムを活用するメリットについて説明しておくのがおすすめです。

新しいシステムは、使い続けるうちに慣れていく部分も多いはずです。しかし、最初に操作方法などをしっかり周知しておけば、よりスムーズに活用できます。

また、導入後も不明点がないか定期的にスタッフに確認するなどの配慮も欠かせません。

自社にぴったりのワークフローシステムを選ぶためには？

ミスマッチを防ぐためには、自社に最適なワークフローシステムを選ぶのがおすすめです。具体的には、どんなことに気をつけて選べばよいのでしょうか。

■オンプレミス型かクラウド型か

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は初期費用がかかる一方で、カスタマイズの自由度が高いメリットがあります。

一方、クラウド型はカスタマイズの自由度は高くありませんが、初期費用が安く抑えられるメリットがあります。どちらの方が自社にとって効果的なのか見きわめましょう。

■スタッフ全員が使えるか

ITスキルが高いスタッフや導入担当者たちには使いやすいが、ほかのスタッフには使いにくいシステムは、あまり職場に合っていないでしょう。画面のデザインも含めて、スタッフが扱いやすいシステムであるのが理想的です。

また、社外にいるスタッフが多く利用する予定ならば、スマホやタブレット画面でも操作しやすい方が便利です。

■既存のシステムと連携できるか

今使っている主なシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。互換性があれば業務の効率化が進むはずです。また、自社にとってカスタマイズしやすいかどうかも確認しましょう。

導入後にも、適宜カスタマイズが必要になる場面があるはずです。スタッフの入れ替わりなどがあれば、変更が必要になるでしょう。

そんなときに、高度なプロブラミング技術が必要なら、一部のスタッフに仕事の負担がかかります。専門知識がなくてもカスタマイズできるようなシステムであれば理想的です。

せっかくワークフローシステムを取り入れても、システムを使いこなせるスタッフと、使いこなせないスタッフに分かれてしまう可能性があります。失敗しないためには、カスタマズできるなど、自社にぴったりのシステムを選びたいところです。ミスマッチが起こらないよう、スタッフの意見も聞きながら慎重に検討するのが大切です。今回の記事で紹介したポイントを参考にして、最適なサービスを導入してください。

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