ワークフローシステムを導入してペーパーレス化！注意するポイントは？

これまで会社の業務を効率的に進めるには、書類での承認が不可欠でした。ところが近年ではペーパーレス化が進んだことにより、書類のままではスピードで他社に負けてしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すれば、業務作業の効率が図れます。今回は、ワークフローシステムとペーパーレス化について詳しく紹介します。

ワークフローシステムでペーパーレス化を図れる

ワークフローシステムを採用するとペーパーレス化ができるといわれています。では、なぜペーパーレス化ができるためしょうか。こちらで詳しく紹介します。

ワークフローとは何か？

ワークフローとは、仕事や業務の流れのことです。仕事や業務の流れを見える化したものを「ワークフロー図」といいます。ワークフローは「Work（仕事）」と「Flow（流れ）」という言葉を組み合わせて造られた造語のことです。

ペーパーレス化とは何か？

ペーパーレス化とは、紙を使わないようにすることです。具体的には仕事や業務で使っていた文書・書類・資料などを電子化することです。文書・書類・資料などを、パソコン・タブレット・スマホなどで電子ファイルとして取り扱うことを指します。

ワークフローシステムとは何か？

ワークフローシステムとは、これまで紙でやっていた「申請」「承認」「決裁」「確認」の業務の流れをインターネット上で行うシステムです。ワークフローシステムは別名「稟議システム」「電子承認システム」「電子決裁システム」ともいいます。

ワークフローシステムにするとどうなるのか？

ワークフローシステムに切り替えると、承認されたパソコン・タブレット・スマホから「申請」「承認」「決裁」「確認」の一連の業務の流れをチェックし、簡単に参加することができます。ワークフローシステムにするとは、参加者がデバイスから手軽に意思決定ができるということです。

ペーパーレス化ができる理由とは？

ワークフローシステムを導入すると、ペーパーレス化が図れるといいます。一体なぜでしょうか？

その理由は、これまで紙を使っていたすべての業務がパソコン・タブレット・スマホなどのデバイス上でできるようになるからです。ワークフローシステムを導入すると、印刷以外には、一切紙を使わなくて済みます。

ワークフローシステム導入によるペーパーレス化のメリット

では、どんなメリットがあるためしょうか？こちらで詳しく紹介します。

①手書きが不要になる

まず、手書きが不要になることです。書類を手書きで作成すると、個性が出てしまい第3者から見ると解読しにくいときがあります。ペーパーレス化すると、フォーマットが統一してあり、テキスト入力になるため誰が見ても理解することができます。

➁書類の閲覧に時間がかからなくなる

ふたつ目のメリットは書類の閲覧に時間がかからなくなることです。これまでは書類を作成してから、全員が閲覧し終わるまで数日かかっていました。ところがペーパーレス化すると、全員が同時接続できるため一瞬で閲覧が完了します。

➂オフィスに出社する必要がなくなる

3点目のメリットは、オフィスに出社する必要がなくなることです。これまで書類を閲覧や承認するにはわざわざオフィスに出社しなければなりませんでした。ところがペーパーレス化すると、どこにいても書類にアクセスでき、閲覧や承認をすることができます。

④申請が必要な書類の進捗状況が一目でわかる

4点目のメリットは、申請が必要な書類の進捗状況が一目でわかることです。これまでは書類が閲覧から返ってくるまで、どこで書類が止まって、誰が担当しているのかなど、申請した書類の進捗状況はわかりませんでした。ところがペーパーレス化すると、申請した書類の進捗状況が一目でわかるようになります。

ペーパーレス化するためのワークフローシステム活用方法

ワークフローシステムを活用するには、どうすればよいのでしょうか？こちらでは、ワークフローシステムの活用方法について詳しく紹介します。

申請業務をすべてピックアップする

ひとつ目は、申請業務をすべてピックアップすることです。ペーパーレス化したい申請項目をすべて洗い出してピックアップします。具体的には見積書・請求書・発注書などの書類をすべてピックアップすることです。

フローをパターン化する

ふたつ目は、フローをパターン化することです。フローをパターン化するとは「申請」「承認」「決裁」「確認」などの一連の流れを、どの業務にも合うようにパターン化することです。ペーパーレス化しやすいように、よりシンプルにフローをパターン化します。

必要な機能をすべて用意する

3点目は、必要な機能をすべて用意することです。これにより、業務のペーパーレス化がスムーズになります。

自社に合うワークフローシステムを決める

4点目は、自社に合うワークフローシステムを決めることです。ワークフローシステムは、たくさんあります。多くのワークフローシステムのなかから、自社に合うワークフローシステムを決めましょう。

まとめ

今回はワークフローシステムを導入してペーパーレス化について紹介しました。近年はさまざまな業務がスピード化している時代です。そのためちょっとした承認のおくれが、会社の命運を決めてしまいます。もし今後も会社のさらなる成長を考えているなら、ワークフローシステムの導入は必須です。

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