クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットを解説

ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はオンライン上で使うことができます。本記事では、クラウド型のワークフローシステムのメリットとデメリットを解説していきますので、これからワークフローシステムを導入したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

クラウド型ワークフローシステムとは？

クラウド型ワークフローシステムとは、オンライン上で利用できるワークフローシステムのことです。自社でサーバーを管理する必要がないのが特徴です。ユーザーごとにIDとパスワードが付与され、それらを入力することによって利用を開始できます。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

オンライン上で利用できるクラウド型ワークフローシステムには、いくつかのメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかについて解説していきます。

いつでも申請・承認が可能

クラウド型ワークフローシステムでは、社内にいなくても申請や承認が可能です。営業や出張で社外にいる場合であっても、スマートフォンやタブレットを利用して作業できるため、効率よく業務を進められます。オンプレミス型は社内でしか利用できないため、場所に関わらず利用できるのは、クラウド型の大きなメリットであると言えます。

初期費用を抑えられる

クラウド型ワークフローシステムでは、自社でサーバーを構築する必要がありません。自社で構築する場合はコストが発生しますが、これをカットできるのです。そのため、大幅に費用を抑制できます。また、専門知識を持った人材を確保する必要がないため、新たな人件費も発生しません。必要になるのは、サービス導入のための初期費用と、月額料金です。サービスによっては、初期費用が無料のものもあるため、事前にリサーチしておくのがよいでしょう。

運用が簡単

システムに詳しい社員がいなくてもスムーズに利用できます。システムに障害が発生した場合であっても、自社で対応する必要はなく、サービスを提供している事業者が対応してくれます。そのため、復旧作業に時間を取られることはありません。また、システムのアップデートについても、無料かつ自動で行ってくれるため、快適に利用できます。

すぐに使い始められる

オンプレミス型の場合、サーバーの構築やネットワーク機器の準備、ソフトウェアの購入などが必要ですが、クラウド型の場合はこれらを省略できます。契約が完了すればすぐに利用を開始できるため、スピード感を持って業務を進められます。

さまざまな業務に活用できる

申請や承認に用いるのが基本ですが、クラウド型のワークフローシステムの場合は、それ以外にも活用可能です。社員の入社手続きといった、複数の部署や役職者が関わる業務に使用できるため、スピード感のある業務が実現できます。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型ワークフローシステムには大きなメリットがある一方で、注意が必要なデメリットも存在します。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるのかを解説していきます。

紙のデータの移行が必要

クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、導入後の申請や承認のデータはクラウド上に保存されます。しかし、導入前のデータに関しては、自分で電子化させなければなりません。紙の書類が多ければ多いほど、移行させるのに時間と労力がかかってしまいます。

セキュリティリスクの発生

クラウド型のワークフローシステムでは、データは全て外部のサーバーに保存されます。そのため、情報漏洩のリスクが発生します。情報漏洩は、企業にとって大きなダメージにつながるため、漏洩が発生しないように、IDやパスワードの管理を徹底しなければなりません。それに加え、社員の教育にも力を入れる必要があります。

定着できない可能性

クラウド型のワークフローシステムは運用が簡単ではありますが、企業によっては、使いこなせる社員がいないということも考えられます。その場合、再び紙の書類を使用したやり方に戻すことになり、手間が増えてしまうため注意が必要です。

コストがかかる可能性がある

コストカットが可能なクラウド型のワークフローシステムですが、場合によってはコストがかかってしまうことがあるため、注意しなければなりません。クラウド型は、従量課金制で料金が発生する仕組みになっています。社員数が少ない企業であれば問題ありませんが、大企業のように多くの社員を抱えるケースでは、オンプレミス型よりもコストが高くなってしまう可能性があるのです。

既存システムと連携できない可能性がある

クラウド型のワークフローシステムでは、企業が利用しているさまざまなシステムと連携させることが可能です。しかし、サービス提供者によって連携できるシステムが異なり、導入後に連携できないことが発覚する可能性があります。そのため、導入する前に、自社が利用システムと連携可能かどうかを確認しておく必要があります。

まとめ

本記事では、クラウド型のワークフローシステムのメリットとデメリットを解説しました。非常に便利なクラウド型ですが、その一方でデメリットも多い点に注意しなければなりません。場合によってはクラウド型を利用しない方がよいケースもあるため、自社の状況をよく考えた上で導入するかどうかを決めましょう。本記事が、クラウド型のワークフローシステムを利用するかどうか検討している方の役に立てれば幸いです。

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