ワークフローシステムと社内データベースを連携させるメリット！

「ワークフローシステム」といえば、皆さんが一度は聞いたことがあるビジネス用語でしょう。効率化やテレワーク環境の充実をはかる企業のみなさんにとっては、導入したいITツールかもしれません。今回の記事では、ワークフローシステムを導入後、必要に迫られる社内データベースとの連携について、メリットやその方法を解説します。

ワークフローシステムと社内データベースを連携させるメリット

「ワークフローシステム」とは、業務上の一連のやりとり、申請、承認、決裁を電子化し、ひと目でわかるようにしたものです。従来の紙ベースの手続きと比べると、時間の短縮やコスト削減など、効率性という面で大きな違いが出てきます。システム導入後、課題となるのは、社内データベースとの連携です。

では、連携させると、どんなメリットがあるのでしょうか。結論からいえば、さらなる効率化を期待できることです。もちろん、ワークフローシステムだけでも十分に機能的なのですが、日々の業務は、それだけで成り立っているわけではありません。人事や会計など、ほかの基幹システムとも密接に結びついています。これまでのやり方だと、データを更新するたびに、ほかのシステムでも同じ入力作業が必要でした。手間も時間もかかる上に、ちょっとしたミスが重大な問題につながる可能性もあります。

ワークフローシステムを社内データベースと連携させると、その問題点が解消されます。データを更新すれば、自動的にほかのシステムにも内容が反映され、ひと昔前の入力作業の繰り返しも必要ありません。のちのちまでフォローに困るようなミスも未然に防げ、業務効率化の面でも著しい改善が図れることになります。これこそ、データベースとの連携で最も際立つ利点です。

ワークフローシステムとデータベースの連携方法

社内データベースと連携させる方法について触れる前に、ワークフローシステムの選び方を改めて確認しておきましょう。判断基準は大きく分けて3つあります。業務を遂行していく中で最も適切な申請フォームの作成、申請内容によって異なる承認ルートの設定、さらに、社内データとの連携ができるかどうか、が重要です。もちろん、前提条件として、コスト面で優れているか、という要素は欠かせません。

3つのポイントを踏まえた上で選ぶと、社内データベースと連携させたときにも、より効率的に機能してくれるでしょう。現在、多くのワークフローシステムでは、デフォルトとして、ほかのシステムとの連携機能が備わっています。喜ばしいことに、複雑な手順も要りません。あらかじめ設定された機能を使うだけで、社内データベースとの連携ができるようになっています。ワークフローシステムを導入する段階で、データベースなど、外部システムと連携できるかどうか、確認することが大切です。

ワークフローシステムとデータベースの連携をするべきケース

では、最後に、データベースと連携すべき理想のタイミングはいつでしょうか。いちばん典型的なタイミングといえば、何かと手間のかかる契約書の管理をスリム化したいときです。オンライン上で申請、承認が可能になるので、これまで続けてきたアナログ方法と違い、決裁にいたるプロセスも大幅に短縮できます。企業にとってこの意思決定のスピーディーさは、データベースと連携することで、個別データを検索しやすくなるため、魅力的なポイントです。必要な情報を必要なときにいつでも一覧できるのは、企業を運営していく上でも大きな強みです。

あるいは、経費関連の管理を効率化させたい場合も、連携するいい機会だといえるでしょう。交通費をはじめ、出張費など、日々の業務をこなすにあたって、さまざまな経費が発生します。お金の管理だけに些細な間違いも許されません。ワークフローシステムとの連携によって、管理を一元化できるおかげで、どこに問題点があるのか、把握しやすくなるうえ、仕事の流れも円滑化します。これまで挙げた2つのタイミングを目安に、今後、導入する検討材料にしてみてください。

まとめ

今回の記事では、主にワークフローシステムと社内のデータベースを連携させるメリットについて、解説しました。今も昔も業務の効率化は、企業にとって命題ともいえます。古くはハンコと書類を使って業務を遂行するのが当たり前でした。しかし近年、働き方改革はもちろん、新型コロナウィルスの影響もあり、テレワークがトレンドとなっています。その中でもワークフローシステムが脚光を浴びており、これからの企業運営には欠かせないオンラインツールといえるほどになりました。このツールを使いこなせるようになれば、データ管理に対する負担が軽くなればなるほど、ほかの分野でしっかり力を注げます。ワークフローシステムの検討を考えているみなさんにとって、本記事がひとつの弾みになればうれしい限りです。

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