ワークフローシステムを導入するメリット・デメリットについて解説！

ワークフローシステムは、申請や承認といった業務に関する一連の流れを自動化するツールとして知られています。しかし、具体的には一体どれほど効果があるものなのでしょうか。この記事では、ワークフローシステムを導入するメリット・デメリットについて詳しく解説します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムとはどのようなもの？

ワークフローシステムとは、承認・申請、決裁、稟議など一連の業務の流れを自動化するシステムのことです。業務手続をすべて電子化することによって業務内容の可視化や効率化を図り、業務の負担を大幅に軽減させることができます。

「電子稟議システム」とも呼ばれており、近年ではコロナ禍の影響でテレワークが急増したことに伴い、ワークフローシステムを導入する企業も増えていきました。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することによって、企業にとってさまざまなメリットがあります。その理由について見ていきましょう。

申請・承認の手間を大幅に削減

ワークフローシステムを導入することにより、紙の申請書が電子化され、Web上で手軽に申請・承認を行うことが可能となります。ルート自動判定により申請内容に適した承認者・決裁者に回付されるため、申請書の印刷や郵便、提出の手間がかかりません。

業務プロセスの可視化

申請・承認・決裁に関わる人物の情報や業務の流れがワークフローシステム上で可視化されます。これにより、「業務が誰のもとでどのような状態になっているのか」を把握し、進捗状況を確認できるため、業務を停滞させることなくスムーズに進めることが可能です。

内部統制を強化できる

ワークフローが整備されていない場合、規定外のフローの承認による内部不正の恐れがあります。ワークフローシステムを導入することにより、決められたルートで自動申請され、申請フォームと承認ルートを一元管理できます。そのため、必要な情報が必要な人物にのみ伝えられ、文書の改ざんなどを防ぎ、社内のコンプライアンスを強化することが可能です。

ペーパーレス化でコスト削減にもつながる

ワークフローシステムで申請書を電子化することにより、郵送費やプリント代などの費用を削減できます。また、決裁後の文書もWeb上で管理・保管することが可能なため、書類の紛失の心配がなくなり、保管スペースを確保する必要もありません。

テレワークにも対応可能

ワークフローシステムはいつどこからでも申請・承認、決裁などの業務ができるため、テレワークはもちろん、出張先や外出先など多様な働き方に対応可能です。また、製品によってはスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末から片手で手軽に操作することもできます。時間や場所に囚われず業務を行えるので出社する必要もありません。

ワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムは業務の効率化や内部統制の強化など、導入することによりさまざまなメリットを得ることができます。しかし、ただ導入すればよいという訳ではありません。システムについてしっかりと理解していない場合には、かえって業務効率を低下させてしてしまう恐れもあります。ワークフローシステム導入によって想定されるデメリットについても、見ていきましょう。

自社の業務フローとの相性・整合性を考える必要がある

ワークフローシステムと一言でいっても、製品によって仕様や機能は多種多様です。多くは申請書の項目などを自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできますが、中には承認・決裁ルートを複数設定できないものやモバイル端末に対応していないシステムも存在します。

業務の効率化を図るために導入したにもかかわらず、製品の仕様が自社の業務フローと合わなかったため、利用者が不便に感じてしまっては業務の効率化を図ることはできません。ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務や導入する目的・用途に合った製品を比較検討し、慎重に選びましょう。

操作性の悪さによる業務効率の低下

業務の効率化を図るべくワークフローシステムを導入したものの、操作性が悪い場合や機械に不慣れな従業員が多い場合には、かえって負担となってしまい業務効率が低下してしまう可能性があります。

しかし、近年の製品は直感的な操作で誰でも簡単に操作できるシステムが普及しており、サポートセンターを常設し、電話やチャットツールでいつでも相談できる体制が整っている場合も多いため、とくに問題視する必要はないでしょう。

既存の外部システムと連携できない場合がある

人事システムや経理システムなど、既存の外部システムと連携できないワークフローシステムを導入してしまった場合、複数のシステムを別々に使用することになるため、業務の効率化を図ることはできません。ワークフローシステムを導入する前には、必ず自社で使用している既存の外部システムと連携できるか確認しておきましょう。

この記事では、ワークフローシステムを導入することで得られるメリットと想定されるデメリットについて解説しました。ワークフローシステムの導入で考えられるデメリットの多くは、自社の業務フローと製品の仕様が合わなかった際に起こる業務効率の低下です。自社に合った製品を選ぶことで多くのメリットをもたらしてくれるので、導入する前にはしっかりと製品を比較検討し、自社に最適な製品を選択しましょう！

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