英語対応のワークフローシステムはある？導入するメリットや選び方とは

昨今、外国人従業員の増加や海外展開などのグローバル化の波に適応するために、社内の公用語を英語にすることなどを検討している企業が多くあります。今回は、グローバル化への第一歩として、英語に対応したワークフローシステム導入のメリットや数多くあるシステムのなかで何を選べばよいのか、その選び方についても詳しく解説します。

英語対応のワークフローシステムを導入すべき企業

英語に対応したワークフローシステムを検討するうえで、一体どんな企業が導入すべきなのか？まずはその点を慎重に客観的に判断する必要があります。その前に、ワークフローシステムとは何かを理解しておくことが重要です。

そもそも「ワークフローシステム」とは？

ワークフローシステムとは、別名決済システムや稟議システムとも呼ばれており、今まで紙や口頭で行っていた業務工程の一連の流れをシステム化し、電子化したものになります。ワークフローシステムとしての機能に特化したものもあれば、グループウェア機能など、別の機能が付帯されているものもあります。近年は個々で利用するソフトウェア型よりもクラウド型の需要が高まっているのも注視すべきポイントのひとつといえます。

導入すべき企業は？

それでは、本題に入ります。一体どんな企業が英語対応のワークフローシステムを導入すべきなのでしょうか？

間違いなく導入した方がよいのは「すでに多くの海外拠点がある企業」や「今後、海外展開や取引の増加を検討している企業」です。海外展開において、すでに英語対応のワークフローシステムが導入されているということは、海外の企業や外国人のスタッフから見れば、グローバル化にしっかりと対応している企業だと印象付けることができるため、商談などでは非常に有利に働きます。

このことを踏まえると現時点だけではなく、今後海外展開や取引の可能性が考えられるためあれば、投入しておいて損はないといえます。しかし、導入にあたり注意点があります。それは、そのシステムが現地で使えるのか？ということです。英語圏だからといって、全ての場所で使用できるわけではありません。本格導入を決定する前に必ず動作確認をしておきましょう。

英語対応のワークフローシステムを導入するメリット

前項では、英語対応のワークフローシステムを導入すべき企業について解説しましたが、実際に導入した場合にどのようなメリットがあるのか、本項ではその点を解説します。そもそもワークフローシステムを使う場合とそうでない場合、どのような違いがあるのかご存じでしょうか？

大きく異なる点は、今まで紙や口頭でやりとりしていた業務の流れを電子化するという点です。電子化することで、管理しやすくなると同時に申請作業の履歴や記録の管理が容易となります。

それでは、ワークフローシステム導入に伴うメリットを具体的に紹介します。

ひとつ目は「意思決定スピードの向上」です。申請から承認までの流れのなかで、大きな問題点は、承認作業を行う責任者が捕まらず承認が得られないことで、業務が停滞してしまうという点です。従来の紙データでは、対面で承認作業を行う必要があったので、責任者が不在の場合、戻ってからでなければ、承認を得ることができませんでした。しかし、申請書類をデータ化することで、責任者が外出していてもパソコンやスマートフォンで承認作業を行えるようになるため、業務が承認待ちの状態で停滞することがなくなります。

ふたつ目は「ペーパーレスによるコスト削減」です。今まで紙で管理していたさまざまな書類をデータ化することによるメリットは多くあります。まずは保管場所です。書類にはそれぞれ保管期間が設けられていることがあり、それまでは、保管しなければならず、保管場所を確保しておかなければなりませんでした。

しかし、データ化することで、保管場所を確保する必要はなくなります。また、保管するうえでファイリングや分別する作業も発生するため、多くの時間を割く必要がありましたが、データ化によりその手間も削減することができます。このようにワークフローシステムを使うことで、さまざまなメリットがあることを覚えておくとよいでしょう。

英語対応のワークフローシステムの選び方

ここまで、ワークフローシステムがどのような企業に適しているのか、そして導入によりどんなメリットがあるのかを解説しました。最後に、さまざまな種類のあるワークフローシステムの選び方を紹介します。

まず考えなければならないのは「オンプレミス型」と「クラウド型」です。それぞれ特徴が異なります。オンプレミス型とは、自社にサーバを設置して利用するタイプです。自社サーバなので、カスタマイズ性が高く、セキュリティ面も含めて全て自社で管理することができるのが利点といえます。それに対し、クラウド型は、ワークフローシステムを提供している側がサーバも合わせて提供するタイプなので、サーバの維持管理が必要ありません。どちらもメリット・デメリットがあるため、自社にはどちらが合っているのか選ぶのが重要です。

続いて最も重要な点といえるのが「自社の運用体制に合うかどうか」です。ワークフローシステム導入の主な目的は、さまざまな作業の負担軽減です。負担軽減が目的にもかかわらず、操作方法が煩雑で覚えるまでに時間がかかるほか、使いこなせなければ意味がありません。常に導入目的を見失わず選びましょう。

最後に「他システムとの連携」も重要なポイントです。自社にとって必要不可欠なシステムがある場合、連携ができなければ、今までなかった余計な業務が増えてしまうこともあります。そのようなことがないよう、既存システムとの連携は必ず事前に確認しておきましょう。

まとめ

今回は、英語対応のワークフローシステムについて、基本的なシステム紹介から導入した場合のメリットなどについて解説しました。ワークフローシステムは、非常に便利でうまく活用すれば、今まで人に頼っていた業務を大幅に削減し、大きなコストカットを実現することが可能になります。しかし、そのためには、今回選び方の項目で紹介した事前確認は必要不可欠です。せっかくワークフローシステムを導入したのにということがないよう、導入を検討している際は、慎重に比較しながら選ぶことをおすすめします。

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