ワークフローシステムにおける「無料版」と「有料版」の違いとは？

多くの企業が注目している業務効率化システムのひとつに、「ワークフローシステム」がありますが、無料版と有料版があることはご存知でしょうか。本記事では、どちらがお得なのかを詳しく解説します。まだワークフローシステムを導入されていない方々は、ぜひこの記事を参考にしながら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

無料のワークフローシステムを活用するメリット・デメリット

企業内の業務を画期的なレベルで効率化できる「ワークフローシステム」ですが、企業として導入をするときには、どのように組織全体で生かすことができるのか、念入りに調べたうえで導入をしたいところでしょう。

ワークフローシステムは、承認や決裁をスムーズにできますが、実際に経費処理や労働に関する管理などを試してみないとイメージは掴みにくいものです。そんな時に活用できるのが、無料のワークフローシステムです。

ワークフローシステムのサービスの中には、無料で使えるものも提供されています。すでに20,000社以上が導入しており、信頼と実績が豊富なサービスもあれば、機能が充実している無料のワークフローシステムもあります。

では、無料のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとはどのようなものでしょうか。

無料のメリット

無料のワークフローシステムのメリットとは、欲しい機能が確定している場合には、手軽に導入できる点でしょう。先述したように、無料のワークフローシステムのなかでも人気があり、導入実績が豊富なものも登場しています。

ワークフローシステムとは一体どのようなものなのかを、コストをかけずに体験してみたい企業にとっては、無料であるメリットは大きいでしょう。

無料のデメリット

無料のワークフローシステムにはデメリットもあります。まずは、無料のものであっても、トライアルとして実施している企業も多く、一定期間の使用後は有料へと移行せざるを得ない場合があります。

また、無料のワークフローシステムの場合、使用できる人数に制限が掛けられている場合も多く、使用したい方の人数が多い企業では、無料のワークフローシステムは使えない場合があります。

活用方法が複雑化しやすく、決裁までのルートも多い企業の場合には、初めから有料のワークフローシステムの導入を視野に入れたほうが効率的といえるでしょう。

ワークフローシステムは有料版の利用がおすすめ

無料のワークフローシステムにも魅力は詰まっているものの、使用人数に制限があるなどのデメリットもあります。では、ワークフローシステムを導入する場合には、有料版の方がよいのでしょうか。結論からいうと、有料版の利用がおすすめです。その理由は以下のとおりです。

無料版に存在する制限がない

無料版にあるような人数や機能の制限は、有料版にはありません。ワークフローシステムのしくみを最大限活用するためには、有料版の使用がマストなのです。無料版を導入したものの「やっぱりあの機能も導入すれば良かった」という後悔を招かないためにも、有料版の導入を当初緒から検討しましょう。

無料版からの移行も不要

無料版の場合にはトライアル期間があるものが多く、複数を試してから実際に導入する際には、有料版にシステムを移行する必要があります。色んな無料のワークフローシステムを使うことは自社に必要な機能を見極める効果はあるものの、大きな組織の場合次々とシステムの変更を行うことになるため、ストレスもともなうでしょう。

従事する労働者数が多い組織の場合には、無料のトライアルを使うとしても、そのままスムーズに同種の有料版に移行させることがおすすめです。業務効率化のはずが社内に混乱をもたらさないためにも、有料版を当初から検討しておきましょう。

有料版のワークフローシステムの選び方

いざ有料版のワークフローシステムを導入する場合には、一体どんな基準で導入を決めるとよいでしょうか。導入時には以下の2つを確認するようにしましょう。

操作性を見極める

たとえ、さまざまな機能が数多く搭載されたハイレベルなワークフローシステムであっても、ユーザーが使いこなせないのであれば、費用だけがかさんでしまうため、意味がありません。

そのため、簡易的でスマートなシステムの方が大きな組織の場合には適している可能性もあります。導入の際にはどの程度の操作性が自社に適しているのか、しっかりと見極めるようにしましょう。

価格帯を見極める

近年さまざまなオンライン型のツールが登場しています。会計のオンライン化やチャットツールの導入など、盛んにシステム化を進めている企業は多いでしょう。しかし、企業の利益を圧迫してしまうようなら、早急に解約せざるを得なくなります。

そのため、コストをきちんと見極め、導入の価格帯は慎重に見極めるようにしましょう。クラウド型やパッケージ型など、導入の際にはプランもあるため、どういった支出が自社に適しているのか、じっくりと検討しましょう。

まとめ

この記事では今注目度が高まっている「ワークフローシステム」について、無料版と有料版の違いに触れながら、導入時のポイントについても解説しました。有料版のワークフローシステムは無料版と比較すると制限がなく、円滑に業務効率化を進めることができます。

ワークフローシステムを賢く活用し、時間という有限な資源を営業活動に集中させましょう。導入の前には契約後に後悔を招かないように、自社にマッチしているワークフローシステムか否か、慎重に判断することが大切です。

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