ワークフローシステムをExcelで自作するメリット・デメリットを解説

ワークフローシステムとは、電子的にワークフローを行うシステムのことです。このシステムは製品もありますが、Excelで自作することもできます。本記事では、自分で作ることのメリットとデメリットを解説していきますので、これからワークフローシステムを構築したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムを自作するメリット

ワークフローシステムは、Excelを使用して作ることが可能です。ここでは、自作した場合に得られるメリットについて解説していきます。

スムーズに導入可能

Excelは、私たちにとって馴染み深いソフトです。人によってレベルに差はありますが、使用経験がないという方はほとんどいないでしょう。ITのスキルが高くなくても簡単に操作が可能であるため、スムーズに導入できるというのが利点です。

コスト削減

ワークフローシステムをExcelではなく、エンジニアに開発してもらった場合、開発費や導入費、保守費などが発生します。外部の人間に依頼した場合は、人件費も発生するなど、費用が多くかかってしまいます。

これをExcelにすることによって、大きくコストを削減できるわけです。また、書類を利用する場合は、用紙代やインク代が発生し、用紙を保管するためのスペースの確保も必要になります。Excelを利用する場合、これらのコストも省くことができるのです。

内部統制の強化

書類を用いる場合、一部の人間が内容を改ざんしたり、意図的に紛失させたりといった不正が発生する可能性があります。Excelを使用することで一連の流れが可視化され、不正を防止することができます。このように内部統制を強化できるのも、Excelでワークフローシステムを自作することの大きなメリットです。

自社に合ったシステムにできる

既存のワークフローシステムを導入した場合、自社にとっては必要のない機能が搭載されています。これをExcelでの自作に切り替えることによって、必要のない機能を省略し、自社に合ったシステムにできます。システムを適したものにすることで、業務の効率化が進むでしょう。

情報管理が簡単

既にあるワークフローシステムを導入したり、外注を行ったりした場合、社外の人間に情報が流出してしまう可能性が出てきます。情報漏洩は企業にとって深刻な問題であり、必ず防がなければなりません。Excelで自作することで情報の管理がしやすくなり、情報漏洩のリスクを低減させることができます。

ワークフローシステムを自作するデメリット

ワークフローシステムの自作には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのかについて解説していきます。

トラブル時のサポートがない

ワークフローシステムを使用中には、さまざまなトラブルが起きることがあります。既存のサービスを利用していたり、システムの構築を外注したりしていた場合は、サポートを受けられます。専門知識と技術を持った人物が対応してくれるため、安心して利用できるでしょう。

しかし、Excelで自作した場合はこれができません。自分でトラブルを解決しなければならないため、多くの時間を失ってしまいます。業務停滞により大きなダメージを受ける可能性があることを頭に入れておかなければなりません。

システム更新が困難

既存のワークフローシステムを使用する場合、機能が追加され、より便利になっていきます。しかし、自作をした場合は機能が追加されることはなく、元々あった機能のまま使用を続けることになります。業務を効率化させたいと考えていても実現は難しいというのも、Excelでワークフローシステムを自作することのデメリットの一つです。

手間を掛けたくない人は製品を利用しよう

ワークフローシステムの自作にはメリットが多いですが、最初にシステムを作らなければならないため、手間がかかってしまいます。この手間を省きたいと考えている場合は、製品を利用するという選択肢もあります。ここでは、どのような製品があるのかを解説していきます。

PowerAutomate

ワークフローの自動作成に加え、タスクの自動化もできるサービスです。ワークフローの作成のためのテンプレートが用意されており、スピーディーに作業を進められます。モバイル端末にも対応しており、社外にいてもワークフローを作成できるというメリットもあります。

ジョブカンワークフロー

中小企業や大企業、自治体などに利用されています。スマートフォンから申請や承認ができるのが特徴です。

コラボフロー

ワークフロー専用の製品です。機能性に優れており、企業の業務変化にも迅速に対応が可能です。操作性も高く、誰が扱っても分かりやすく、使いやすいように作られています。

まとめ

本記事では、ワークフローシステムをExcelで自作することのメリットとデメリットを解説しました。自作にはメリットが多い一方で、トラブル時のサポートが受けられないというデメリットがあります。メリットとデメリットを知り、十分に検討した上で自作するかどうかを決めましょう。また、製品を使用するという選択肢もあるため、製品に関する情報も調べておくことも重要です。本記事が、ワークフローシステムを自作するかどうか迷っている方の役に立てれば幸いです。

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