クラウド型とオンプレミス型それぞれのワークフローシステムの違いとは？

ワークフローシステムを検討する際の悩みとして「クラウド型とオンプレミス型の違いが分からない」というものがよく挙げられます。システムには向き不向きがあるため、違いを理解しておかないとトラブルが発生してしまうかもしれません。本記事では、このふたつの管理手法の形式について、それぞれのメリット・デメリットや違いを解説します。

クラウド型のワークフローシステムを選ぶメリット・デメリット

まずはクラウド型ワークフローシステムのメリットとデメリットを解説します。

クラウド型ワークフローシステムとは

クラウド型ワークフローシステムとは、ディベロッパーが自社で用意したサーバーを用いて提供するサービスのことを指しています。近年はクラウドの普及もあり、この形式のサービスが増加傾向にあります。大規模な会社では、それまでの自社で用意するような管理手法から、こちらの形式に乗り換えるということも多くなっています。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型の最大のメリットは、その導入から運用にかかるコストが低いという点です。外部サービスを利用するという形式のため、使用料金を支払えば、自社でインフラ構築をする必要がありません。また、運用・保守についても、ほとんどの作業はサービスを提供する運営会社が担当するため、自社で行わなければならないことは少ないです。加えて、大手ディベロッパーによるサービスは厳重なセキュリティを設けていることが多いため、情報漏洩のリスクも低いといえます。

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型のデメリットとしては、カスタマイズに制限がかかるということです。提供されるサービス内で作業を行うことになるため、自社の業務にぴったりと合った環境を作ることが難しいのです。環境との相性によっては、それまでよりも作業コストが高くなってしまう場合もあります。中には外部システムとの連携が可能なサービスもあるため、どのサービスを導入するか、慎重に決定しましょう。

オンプレミス型のワークフローシステムを選ぶメリット・デメリット

次にオンプレミス型ワークフローシステムのメリットとデメリットを見ていきましょう。

オンプレミス型ワークフローシステムとは

オンプレミス型ワークフローシステムとは、サーバーの設置やインフラ構築を自社で担当する形式です。「オンプレミス(on-premises)」は情報システムを自社に設置して運用することを指します。他の形式のサービスが登場する以前は、この形式が主流でした。現在でも、さまざまな会社で自社で用意するという手法が採用されています。特に、現場業務を支援するシステムや高度な顧客情報の管理が必要な環境でこの形式での業務を選択しています。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット

オンプレミス型のメリットは、自社の業務に合ったシステムを構築できることです。社内ニーズに沿って詳細なカスタマイズが可能で、他の業務ツールなどと連携することで、業務効率の大幅な向上に繋がります。また、この形式においては自前のサーバーと社内ネットワークを使用するため、適切な対策をとっていればセキュリティが高いというメリットもあります。

オンプレミス型ワークフローシステムのデメリット

この形式を導入して運用することのデメリットは、なんといっても導入・運用にかかるコストが高いという点です。自分でサーバーの用意やインフラ構築をするため、導入に大きな費用と時間がかかります。そして導入後は運用・保守を担当する人員が必要になりますし、セキュリティ対策や内部処理のアップデートも行うため、ランニングコストが高くなってしまいます。その他のデメリットとしては、スマートフォンなどの外部からアクセスするためには、さらに設定が必要になるというものがあります。

結局、クラウド型とオンプレミス型どちらを選ぶのがおすすめ？

ここまで、クラウド型とオンプレミス型それぞれのメリット・デメリットを解説してきました。では結局のところ、どちらの形式を選ぶのが良いのでしょうか。ちなみに、ここでは触れませんが、業務内容や社内からの要求などによって、この二つの形式を使い分ける「ハイブリッド運用」を行う会社もあります。

詳細なカスタマイズをしたい企業はオンプレミス型がおすすめ

社内インフラの構築と維持にコストをかけられるという前提がありますが、会社の運営方針にぴったりと合った環境を作りたいのであれば、オンプレミス型がおすすめです。すでにさまざまな自社システムを導入していたり、業務が大きく変化することが見込まれていたりする企業にとって、自社で用意するという形式が持つ幅広いカスタマイズ性が大きなメリットとなります。また、重要な顧客情報を扱う企業には、コンプライアンスの観点からも、厳重なセキュリティ対策を行ったうえで、この形式が好まれています。

低コストで運用したい企業はクラウド型がおすすめ

新しい作業管理手法の導入・運用にリソースを割けない、コストをかけたくないという企業には、クラウド型がおすすめです。この形式では導入コストも運用・保守にかかるコストがその他の形式のそれと比べてとても低いというメリットがあります。これは、中小企業やベンチャーでこの形式のサービスが選ばれる理由でもあります。さらに、外部アクセスの設定が容易なため、テレワークへの移行もスムーズに行えます。

まとめ

効率的な業務を行うには、ワークフローシステムの選定が重要です。自社でインフラ構築や運用を行うオンプレミス型と、外部企業のサービスを利用するクラウド型には、それぞれメリット・デメリットがあります。両者の形式の違いを把握して、業務環境などに合わせて、どのような作業管理形式を導入・運用するか検討しましょう。

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