ワークフローシステムとグループウェアの違いと共通点について解説！

ワークフローを一元管理でき、業務効率化や社内統制の強化に役立つワークフローシステムは、リモートワークの普及やDX化の推進によって導入する企業が増えていますが、よく似たものにグループウェアがあります。ここではワークフローシステムとグループウェアの共通点と違いなどについて解説していきます。

ワークフローシステムとグループウェアの共通点

ワークフローシステムとグループウェアは、どちらも業務を効率化できるシステムという点では共通です。社員が同じシステムにアクセスして業務を進めることができるため、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を使って社外でも利用することができ、リモートワークで活用できるという点も共通しています。ワークフローシステムとグループウェア両方の機能を備えたサービスもあります。

また、ワークフローシステムもグループウェアもつかうのは「人」です。システムを導入さえすれば万事解決というわけではありません。現場が使いやすいシステムであることや、使いながら運用のPDCAをまわしていくことは共通して求められます。あまりITリテラシーの高い人材のいない職場であれば、手厚い導入フォローを行ってくれるベンダーを選ぶのがおすすめです。

ワークフローシステムとグループウェアの違い

では、両者にはどのような違いがあるのでしょうか。まず、ワークフローシステムは社内の稟議や決済などの業務を、電子決済などでスムーズにすることができるツールです。決裁者はどこにいても決済を行えますし、どこで稟議がとまっているかも一目瞭然です。過去の決済資料などが検索しやすいことも業務効率化につながります。システム導入時に申請フローを整理してコンプライアンスを強化したり一元化したりすることもできます。

一方、グループウェアはスケジュール管理、タスク管理、社内ＳＮＳなどの機能を備えており、社内コミュニケーションや情報共有を円滑にすることができるシステムです。ToDoとして決済承認を登録しておいたり、「ここ決済につかう書類どこだっけ？」と質問したりすることができます。

グループウェアは非常に多機能です。タスク管理機能を使って各メンバーの進捗を一目で確認できるため管理者の業務割り振りも正確で効率よく行えるようになります。各部署や各課、プロジェクトごとにスレッドを作ってコミュニケーションをとったり、雑談したりすることもできます。電子会議室機能のあるグループウェアなら、会議もすぐに立ち上げることができます。

導入するならワークフローシステムとグループウェアどちらがおすすめ？

ワークフローシステムとグループウェアのどちらを導入するかは、会社によって異なります。もちろん両方のシステムを導入している企業もありますが、まずは自社の課題を明確にしたうえで費用対効果のいいものから導入するのがおすすめです。大雑把にいうとワークフローシステムは決済業務の効率化、グループウェアはタスク管理とコミュニケーションです。

最も課題感があるのが、決済が頻繁に滞る、決済フローが書類や課、タイミングによってバラバラ、といったところにあるのであればワークフローシステムですし、誰が何をしているか管理者が把握しきれていない、リモートワークで社内コミュニケーションが取れず業務進捗が悪くなっている点に課題感があるのであればグループウェアを導入したほうがいいでしょう。

グループウェアのなかにはワークフローシステムを備えているものもありますが、ワークフローシステムの機能全てが備わっているわけではありません。会社が大きくなるほど決済や稟議のフローも複雑化していきます。ワークフローシステムはそうした現場の決済フローに則したものでなければ意味がありません。「ワークフローシステムならなんでもいい」というわけではなく、自社の決済・稟議の流れを再現できるシステムを選ぶ必要があります。使わない複雑な機能にコストをかけるのはもったいないので、グループウェアに付帯した機能で十分と判断できるのであればもちろんそれで問題ありません。

ただ、グループウェアであれワークフローシステムであれ、社内フローにはしばしば変更が加えられるため、そうした場合に柔軟に対応できるシステムを選んでおくと良いでしょう。カスタマイズのしやすさはシステムを選ぶ上での重要なポイントと言えます。順番としては最初にグループウェアを導入し、付帯のワークフローシステムでは現場業務に対応しきれなくなった際に、改めて単体のワークフローシステムを導入するという流れの企業が多いです。

まとめ

フレックスやリモートワークなど多様な働き方が増えている中、コミュニケーションをとったり、円滑に業務を進めたりするうえで、ワークフローシステムもグループウェアも、もはや企業にとってなくてはならない存在になりつつあります。今後、組織を成長させていくうえでDX化は必須と言えます。システムは導入後の運用がもっとも重要であることは、ワークフローシステム、グループウェアどちらも同じです。こちらで紹介した内容も参考に、自社への導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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