ワークフローシステムを選ぶ際に意識するべきポイントとは？

コロナの感染拡大や働き方改革もあり、さまざまな業務で電子化が進んだはずです。そんななかで注目されているのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムという言葉を初めて聞く方もいるかもしれません。そこで今回は、ワークフローシステムの特徴や、ワークフローシステムを選ぶ際に意識するべきポイントについて解説します。

そもそもワークフローシステムとは？

ワークフローシステムについて、全く知らないという方もいるのではないでしょうか。まずはワークフローという言葉の意味と、ワークフローシステムとは、一体どういったものなのか解説しましょう。

ワークフローとは

ワークフローとは、業務の一連の流れを意味します。多くの企業では、経費の精算や休暇の申請などで一連の流れ、つまりワークフローがあるはずです。さまざまな方法があると思いますが、申請用紙に記入して、上司などの担当者に提出する方法が一般的ではないでしょうか。決裁権のある上司が外出しているために、承認まで手間と時間がかかり、不便に感じたことがある人もいると思います。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化して、WEBで申請・承認できるシステムのことです。事務的な作業を自動的に処理できたり、申請したあとの状況を確認できたりといったメリットがあります。クラウド型ならば、スマホやタブレットなどにも対応しています。会計システムなど、外部システムと連携可能なタイプもあります。

ワークフローシステムを導入するメリット

職場にワークフローシステムを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットを紹介します。

業務プロセスの可視化

なかなか決裁が下りなくて、焦ったり不安になったりした経験がある方は多いのではないでしょうか。申請した書類はいったい誰の手元にあるのか、いつ決裁が下りるのか気になるけれど、何もわからないために困る場合もあるはずです。

ワークフローシステムなら、申請・承認・決済に関わるスタッフの情報などが、システム上で確認できるのです。文書の改ざん防止に効果的ですし、業務の効率化が図れます。

スピードアップ

職場以外の場所から、システムにアクセスできるのも大きな魅力です。コロナ禍以降、在宅ワークが増えた職場も多いでしょう。ワークフローシステムなら、自宅や出張先からでも申請できます。また、決裁権を持つスタッフが社外にいても承認手続きができるので、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。時間や場所を選ばずに手続きできるのです。

ペーパーレス化

ペーパーレスなので、印刷代がカットできます。他部署からファックスや郵送で書類を送っていた場合は、通信費などもカットできるのです。また、承認された申請書類が膨大になり、管理に困っている職場もあるのではないでしょうか。書庫に保管するのも場所をとりますし、労力がかかる作業です。

過去の書類を探すことになったけれど、見つけ出すのに苦労した経験がある方もいるのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入すれば、電子データなどで保管されるので、場所も手間もかかりません。書類がなくなるリスクもありません。ペーパーレスになることで、書類管理の負担を大幅に軽減できます。

ワークフローシステムの選び方のポイント

働き方が多様になったこともあり、ワークフローシステムは、今後もニーズが高まる可能性があります。それでは実際に、ワークフローシステムを選ぶときは、どんなことに気をつけたらよいのでしょうか。選び方のポイントについて具体的に解説しましょう。

扱いやすさ

導入したワークフローシステムを、スタッフが使いこなせるかどうかが重要です。フォーマットが使いやすいか、事前によく確認しておきましょう。自社のスタッフにとって扱いにくければ、せっかく導入しても職場で浸透しない恐れもあります。スタッフたちの意見も参考にしながら検討してください。

機能性

自社にとって必要な機能が備わっているか、確認しておきましょう。ワークフローシステムは、ただ多機能であればよいというものでもありません。自社で必要な機能があるかが大切です。

コスト

クラウド型ならば、1ユーザーにつき約500円までの月額料金がかかります。機能を追加すれば追加料金が発生する場合もあります。費用対効果を考えながら、いくつかのシステムを見比べてみましょう。

システム連携

ほかのシステムと連携できるかも重要なポイントです。普段使っている会計システムや人事システムと連携できれば、利便性が高まります。もしも今あるシステムと連携できなければ、別々に手入力しなければならないなどの不都合が起きます。

さまざまな分野で電子化が広がっていますが、ワークフローシステムもそのひとつです。社内業務がスムーズに進まないとお困りなら、ワークフローシステムの導入をおすすめします。上手に活用できれば、大幅に業務の効率化が実現できるはずです。実際にワークフローシステムを選ぶときは、いくつかサービスの候補をしぼって、比較検討することをおすすめします。トライアルが可能なサービスもあるので、ぜひ検討してください。

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