業務の効率化を助ける！ワークフローシステムの基本的な機能とは？

近年ワークフローシステムかの導入が増えてきています。ワークフローシステムという言葉は知っていても、詳しい中身を知っている方は少ないのではないでしょうか？そこで今回はワークフローシステムの基本的な機能とメリットについて紹介します。ぜひワークフローシステムの導入の検討材料にしてください！

ワークフローシステムの基本的な機能

この見出しではワークフローシステムの基本的な機能について紹介します。ここで紹介するものはあくまで基本的な機能になるため、契約する会社によっては多少差が生じることがありますがあらかじめご了承ください。

承認フロー

承認フローとは申請から承認までの流れ(フロー)を指します。ワークフローシステムでは承認フローを自由に設定することが可能です。

たとえば、部署の○○さんを承認者に設定し、代理申請者は○○さん、申請の処理を行う方は部署によって複数人指定するなどいろいろな設定ができます。また申請者が承認フローを編集することもできるため、起点を効かせた運用ができるでしょう。

申請書作成

申請書が電子化できることもワークフローシステムの強みといえるでしょう。申請書の入力フォームにはテンプレートが準備されていることも多く、申請書の作成時間を短縮できます。またテンプレートであることから余計な情報を載せることもなくなり、管理者側も確認の作業が簡素化されるでしょう。

運用管理

ワークフローシステムでは申請者や承認者に通知をする機能が付いています。通知機能があれば確認するタイミングが速くなり承認が滞る心配もありません。もし通知が見られないタイミングであったとしても差し戻しを行い、通知を送れば申請・承認の流れをスムーズに行えるでしょう。

また管理者側の運用管理として過去の申請を検索する機能がついています。紙媒体だと探すのに手間がかかってしまいますが、ワークフローシステムで管理をしていれば、検索フォームに書類の名前や、作成者の名前を入れるだけで書類を見つけられるのです。担当者が変更し、引継ぎをする場合でも過去のデータを参照し利用できます。

ワークフローシステムを導入する利点

進捗管理が容易になる

ワークフローシステムを導入すると「誰がどんな作業をやっているか」「進捗状況はどの程度か」など業務の進捗管理が容易になります。進捗が滞っていたり、状況が悪い場合にはすぐに対策を行えたりするので「蓋を開けてみたら全然作業が終わっていない」なんて状態を回避しやすくなります。

テレワークに対応

新型コロナウィルスの影響で、日本の企業にもテレワークによる出勤が多くなりました。紙媒体でワークフローを行っていると、書類の提出や捺印のためだけに出勤しなければなりません。しかしワークフローシステムを導入すれば、スマホやパソコンなどから申請書等の書類を送信し、承認を得ることが可能です。

現在の状況を考えると感染者は減少傾向にありますがテレワークが0になることはないでしょう。新たな働き方にも対応できる点も、ワークフローシステムを導入するメリットです。

業務処理が効率的になる

ワークフローシステムを導入していない場合には、申請書を印刷し、承認係などに郵送・提出し、紙の書類は管理部門が保管するという手順を取っているのではないでしょうか？これでは申請書が少し間違えていただけでも修正に日数がかかり、管理者が管理を怠ると「どこに・どんな書類があったか」を探す作業も大変になってしまいます。

ワークフローシステムを導入すれば、紙の申請書ではなく電子化された申請書によって申請を行うことができます。ワークフローシステムの申請書は先程も説明しましたが、テンプレート化されているため、間違えた内容を書いたり内容が不充分であったりすることが減ります。また管理もすべてシステムが行うので管理部門の負担を軽減できるでしょう。

ワークフローシステムの機能選定時の注意点

セキュリティ性能の高さ

紙媒体で行っていた申請書などを、インターネット上で管理するため、セキュリティの高さも調べておく必要があります。また承認や決裁の権限機能のロックやパスワード管理などもワークフローシステムには必要不可欠になるでしょう。

欲しいシステムがあるか

「業務にあったシステムがあるか」もワークフローシステム選定時の注意すべきポイントです。ワークフローシステム導入する際には、なにかしら改善したいものや取り入れたいものがあるはず。

しかし世に出ているワークフローシステムすべてが欲しい機能を備えているわけではありません。重要視する機能がきちんと入っていて、さらに追加機能が豊富なワークフローシステムを選定できると業務効率のUPに貢献してくれます。

操作方法が難しすぎないか

操作方法が難解すぎるワークフローシステムも注意が必要です。ワークフローシステムを導入する際には段階的にテストを踏んで導入することが大切ですが、それよりも感覚的に操作できるようなシステムのほうが優秀だといえます。

なぜならシステムを導入するための勉強会や、教育の時間が多くなると導入までのハードルがどんどん高くなっていくからです。そのため機能が充実していることも大切ですが、誰もが簡単に使用できるようなシステムであるかどうかも重要になります。

今回はワークフローシステムの基本的な機能やメリットについて紹介しました。ワークフローシステムを導入することで、申請書を電子化し、ペーパーレスを実現できます。この機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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