おすすめのワークフローシステムランキング!

おすすめのワークフローシステムをランキング形式で紹介します!

会社が大きくなったり社員の人数が増えてきたりすることで、これまでの業務のやり方では効率が悪くなってしまうことがあります。紙ベースでやり取りしてきた書類や申請書なども会社の規模や人数によって管理しきれなくなってしまうこともあるでしょう。そこで利用したいのがワークフローシステムです。そんなワークフローシステムを利用する前に、

・ワークフローシステムでできること
・導入することの利点とは
・基本的なワークフローシステムの機能

などは調べて把握しておきたいものです。とくに初めてワークフローシステムを導入する場合は、わからないことも多いはずですから詳細な内容を確認した上で、必要なシステムであるかを判断する必要があるでしょう。

そこで当サイトでは、WEBアンケートをもとにおすすめのワークフローシステムをランキング形式でご紹介しています。ぜひこれからワークフローシステムを検討される際の参考にしてみてください。

ほかにもワークフローシステムを使わない業務のデメリットや、ワークフローシステムの基本機能なども解説していきます。このサイトを見て最適なワークフローシステムを見つけ、会社の業務効率化ができるといいですね。

おすすめワークフローシステムの一覧表まとめ

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会社名X-point Cloudジョブカンワークフロー楽々WorkflowⅡcollaboflowCreate!Webフロー
特徴ワークフロー専門メーカーが提供!専門知識不要で簡単に利用できる「使いやすさ」を追求したUI設計グローバルにも対応直感的な操作性で使い手を選ばない慣れた申請書と見た目が同じ
導入実績3,500社以上
シリーズ累計12万社以上
700社超
不明
不明
提供形態クラウドクラウドパッケージ/クラウドパッケージ/クラウドパッケージ/クラウド
参考価格
初期費用無料
月500円~/ユーザー
初期費用
1ユーザーあたり330円/月など
基本ライセンス:275万円~
初期費用:5万円など
クラウド版月額:550円/1ユーザー
年額:6,468円/1ユーザーなど
パッケージ版:50ユーザーライセンス
66万円~など
資料請求
公式サイト公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら公式サイトはこちら

ワークフローシステムとは


ワークフローシステムとは
まずはワークフローシステムを知らない、使ったことがないという方のためにワークフローシステムがどのようなものなのかを簡単にご説明していきます。

ワークフローとは

そもそもワークフローは「業務の流れを図で定義したもの」です。はじめは製造業などで作業の工程を設計し、生産効率向上のために活用されてきたものだそうです。近年では製造業以外でも利用されることが多くなっている言葉でもあり、「書類の流れ」という意味で使われるようになってきています。

具体的には交通費や経費の精算、休暇申請など申請・承認・決算という流れが必要とされる業務にて使われているようです。この際に紙ベースで申請書を提出するというのが古くからの流れでしたが、企業の規模が大きくなったり申請条件などが複雑だったりすると申請に関するルールがわからず、さまざまな課題が生じてしまうことがあるでしょう。

また中には承認者が社外にいるために業務が進まず、各自判断して承認印を押して業務を進めてしまうこともあるようです。こういったことを続けていると、内部統制が取れなくなるなど企業にとってのデメリットも増えていくでしょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローについてわかったところで、次はワークフローシステムがどのようなものなのかを解説していきます。上記でご紹介したようにワークフローを電子化したものが、ワークフローシステムです。業務手続きを電子化することによって、さまざまな作業工程を大幅に削減することができるのです。

ワークフローシステムは「稟議システム」や「電子決済システム」と呼ばれることもあるそうです。また関連書類をシステム上で保管することができるため、多くの書類を保管しておくための場所の確保も必要なくなっていくでしょう。さらに業務を可視化できるので、何度も同じ業務についての進捗状況を確認するなどの手間も省くことができます。

ワークフローシステムを導入することによるメリットは多く、企業が大きくなる前に、人数が増えて来る前に取り入れようをしている企業も多いようです。もちろんすでに紙ベースでの業務が大きな負担になっている場合は、今すぐにでもワークフローシステムの導入を検討するべきだと言えるでしょう。


・ワークフローというのは業務の流れを図式化したもの
・ワークフローシステムはこれまでの業務を電子化して申請や進捗確認をしやすくしたもの

おすすめのワークフローシステムランキング一覧!

おすすめポイント:導入実績メーカー累積3,500社以上!多種多様な企業が利用している

X-point Cloudは、ワークフロー専門メーカーである株式会社 エイトレッドが提供するワークフローシステムです。使い慣れたデザインをそのまま利用でき、また専門知識がなくても複雑な承認フローの設定や申請書フォームの作成ができるのが特徴です。

これまで3,500社以上への導入実績もあり、さまざまな業種に対応しています。また無料トライアルも用意されており、試してから利用できるのもポイントです。

こんな会社におすすめ

・シンプルで使いやすさ優先の企業におすすめ

・トライアルして導入検討したい企業におすすめ

・便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化をしたい企業におすすめ

X-point Cloud(株式会社 エイトレッド) の基本情報

実績 導入実績メーカー累積3,500社以上
機能 作成・申請/入力補助、関連書類、自動申請、一括申請、代理申請、コメント機能、ファイル添付など 承認/印影機能、承認者通知機能、モバイル承認機能、ルート設定など 検索・集計/多彩な検索、集計機能、データ出力 管理者設定/フォーム作成機能、承認ルート診断、組織設定機能、マスタ参照、権限の付与・剥奪など セキュリティ・内部統制/操作ログ、シングルサインオン連携、バックアップ機能、IP接続制限 その他/外部システム連携
料金 初期費用:0円
スタンダードプラン:1ユーザー550円/月
プリペイドプラン:1ユーザー522円×12年額一括払い など
会社情報 株式会社 エイトレッド
住所:東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー1F

X-point Cloud(株式会社 エイトレッド)の口コミ評判を集めました

食品/医薬/化粧品関連企業
ペーパーレス化、テレワーク化の推進に役立ちます
決裁文書などの管理をクラウド上で行えるので目的の書類を簡単に見つけることが出来て管理が楽になります。見積もりなどの申請も簡単に行えて承認スピードのアップにも繋がりますね。 出先など社外から申請書類の確認、決裁などが可能になりましたし、督促機能を利用することにより、申請書類の決裁スピードが半分以下の日数で終わるなど業務の効率化が出来ました。また社内でペーパーレス化が進むことにより、特に総務関連の書類の郵送や登録などの手間やコストカットに繋がっています。

引用元:https://it-trend.jp/

建設企業
ワークフロー導入ならまずはこれ!
組織図の反映やこまかいワークフローと承認権限等、要求に応えることができる汎用的なツールで直感的につかえるのが最大の利点です。 決裁権限や規定に基づく承認フローが見える化されエビデンスが明確になったこと、ペーパーレス化が図られ書類管理から解放されたことが大きい。

引用元:https://it-trend.jp/

ジョブカンワークフローの画像1
おすすめポイント:シリーズ累計導入実績12万社以上

ジョブカンワークフローは株式会社DONUTSが提供するワークフローシステムで、とにかく使いやすさを追求したUI設計になっているのが特徴です。驚くほどシンプルかつ簡単な操作性で、誰でも簡単に会社独自のフォームを作成できます。

充実した検索機能も兼ね備えており、ずっと昔に行った申請もすぐに探し出すことが可能なのもポイントです。とにかく簡単な操作を求めているのならおすすめのシステムです。

こんな会社におすすめ

・会社独自のフォームを作成したい企業におすすめ

・クラウドサインと連携したい企業におすすめ

・勤怠や経費など提供サービスも利用したい企業におすすめ

ジョブカンワークフロー(株式会社DONUTS) の基本情報

実績 シリーズ累計 導入実績12万社以上
機能 あらゆる申請書に対応、申請一覧、承認+コメント、承認経路作成、承認経路分析、入力内容の自動制御、通知機能、英語対応、スマホ対応、外部システム連携など
料金 利用料金(1ユーザーあたり):330 円/月
初期費用・サポート費用:0 円/月(税抜)
最低利用料金:月額5,500円
会社情報 株式会社DONUTS
住所:東京都渋谷区代々木2-2-1 小田急サザンタワー8F

ジョブカンワークフロー(株式会社DONUTS)の口コミ評判を集めました

メーカー/製造系
誰でも簡単に使えるので導入ハードルが低いです。
ユーザーとしては操作説明なしでも直感的に使えました。導入説明会などを特にしませんでしたが、皆スムーズに使っています。導入担当者としては、使い方を説明しなくても誰でも使えたので楽でした。諸々の設定もそんなに難しくないですし、分からないことはチャットでサクッと質問できるので困ることがありませんでした。とにかく簡単なのでおすすめです。 紙の稟議書をPDF送付&郵送していたのが、一切なくなりました。また、決裁の進捗状況を把握するのが困難でしたが、一目瞭然になりました。

引用元:https://boxil.jp/service/

IT/通信/インターネット系
項目等カスタマイズが出来、使い勝手が非常に良い
会社の業種・業態等に種々カスタマイズが出来る。社内の決裁システム、報告システムとして、極めて有効で使い勝手も申し分ないワークフローシステムである。今後共、必要に応じカスタマイズは行い、有効な内部管理体制の確立の一環の業務管理ツールとして活用していきたい。 社内の決裁、報告フロー確立出来た点が大きい。これにより適切な決裁手続き、社内報告の運用が実施出来ている。

引用元:https://boxil.jp/service/

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おすすめポイント:機能性や多様性に優れている

楽々WorkflowⅡは住友電工情報システムが提供するワークフローシステムです。本格的なワークフローも簡単でスピーディに実現でき、グローバルにも対応しています。マウス操作によるレイアウト編集のみで思い通りの画面が簡単に設定でき、導入しやすいでしょう。

きめ細かなユーザ・組織管理を採用しているため、人事異動時のメンテナンスを各部門で対応でき維持コストを最小限に抑えることもできます。

こんな会社におすすめ

・維持コストを最小限に抑えたい企業におすすめ

・日本語だけではなく多国語対応が欲しい企業におすすめ

・Excelから画面作成したい企業におすすめ

楽々WorkflowⅡ(住友電工情報システム) の基本情報

実績 導入実績700社超
機能 入力/表示フォーム、ワークフロー制御、文書管理、ユーザ・組織管理、グローバル対応、帳票出力、運用、システム連携など
料金 基本ライセンス:275万円~
初期費用:5万円
月額料金:1万円 など
会社情報 住友電工情報システム株式会社
住所:大阪府大阪市淀川区宮原3-4-30(ニッセイ新大阪ビル)

楽々WorkflowⅡ(住友電工情報システム)の口コミ評判を集めました

コンサルティング・専門サービス
社内申請業務の効率化をサポートするツール
バックオフィスサポートツールは比較的使い勝手が悪いものが多い印象ですが、数回利用すれば慣れて不便なく利用できるようになりました。バックオフィスの人以外でも社外の人に電子書類関係が送信できる。 電子データ書類の処理依頼や社外の人への電子書類関係の対応をスムーズにしてくれるため、コロナをきっかけに導入が進んだ。

引用元:https://boxil.jp/

IT/通信/インターネット系
稟議管理
社内の稟議や経費精算などに利用をしていました。上司と顔を合わせる事がなくても稟議を上げる事ができるのでとても助かっていました。これだけで本当にペーパーレスにすることが可能でした。 経費やキャンペーンなど社内稟議が必要な商人作業はこれだけで本当に解決していました。ルールさえしっかりと決めてしまえば本当に助かります。

引用元:https://boxil.jp/

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おすすめポイント:顧客満足度の優れた製品に対して贈られる“High Performer”を受賞

collaboflowは、株式会社コラボスタイルが提供しているワークフローシステムです。直感的な操作性で使い手を選ばず、普段使っているexcelから自由自在に申請フォームをデザインすることができます。

運用中でもフォームレイアウトの追加・修正は自由自在で、更新はバージョン管理され、運用反映のタイミングを管理することもできるそうです。変化する業務内容に併せて柔軟に対応できるでしょう。

こんな会社におすすめ

・運用中でもレイアウトの変更をしたい企業におすすめ

・Excelから画面作成したい企業におすすめ

・承認段階ごとの入力制御、追記をしたい企業におすすめ

collaboflow(株式会社コラボスタイル) の基本情報

実績 ITreview Grid Award 2021 Summer「High Performer」を受賞
機能 自動分析、入力制御、一括承認、相談機能、リマインドメール、停滞書類検索、帳票出力、経路設定、タスク依頼、データ改ざん防止、データ連携など
料金 クラウド版
月額:550円/1ユーザー
年額:6,468円/1ユーザー
会社情報 株式会社コラボスタイル
住所:愛知県名古屋市中村区名駅1-1-1 JPタワー名古屋21F
Create!Webフローの画像1
おすすめポイント:気になったらすぐに始められる

Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供しているワークフローシステムです。慣れた申請書と見た目を同じにできるので、使い方がすぐにわかり電子化に移行しやすいでしょう。

またクラウド版はユーザー数に応じたシンプルな料金体系になっており、システム環境の準備やメンテナンスも不要ですぐに使い始められます。運用などで困った場合は、オンラインサポートですぐに解決してくれるので安心です。

こんな会社におすすめ

・システム環境の準備やメンテナンスも不要な企業におすすめ

・Excel・Word・PDFのインポートの機能が欲しい企業におすすめ

・グループウェアや各種システムと連携した企業におすすめ

Create!Webフロー(インフォテック株式会社) の基本情報

実績 製造、サービス、IT、通信、金融、教育、その他法人、官公庁など、業種を問わず幅広く利用
機能 申請、承認・決裁、保管・検索、集計、ユーザー支援、フォーム作成、ユーザー・組織管理、承認ルート設定、アクセス制限・セキュリティ、外部連携など
料金 パッケージ版:50ユーザーライセンス 66万円~
クラウド版:1ユーザー月額550円/月
年額まとめて:1ユーザー6,050円/年
会社情報 インフォテック株式会社
住所:東京都新宿区西新宿7-5-25 西新宿プライムスクエア

Create!Webフロー(インフォテック株式会社)の口コミ評判を集めました

コンサルティング・専門サービス
デモ・試用版として利用
現状の帳票イメージを取り込む機能があり、帳票をイチから設計しなくてもよい点が、他のワークフローソフトとの違いと思います。クラウド版もオンプレ版も用意されていますが、機能が少し異なるため、詳細を確認してから導入されたほうがよいと思います。UIは非常に洗練されていてよいと思います。 複数部署を横断した紙媒体での決裁・稟議・回覧などがありましたが、帳票を電子化することにより、ペーパーレス化、ワークフロー化によるWebがあればいつでも・どこでも決裁可能になる点。

引用元:https://boxil.jp/

【その他】ワークフローシステム

MAJORFLOWZFORM(パナソニックネットソリューションズ株式会社)

MAJORFLOWZFORMとは、パナソニックネットソリューションズ株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。独自のツールで簡単に申請書が作れ、提出から承認まで、現在の状況が一目でわかるようになっています。こちらの記事では、MAJORFLOWZFORMの特徴を紹介します。参考にしてみてください。

基本情報
実績 国内VMS市場においてシェアNo.1
機能 スマートデバイス対応、入力サポート、イベント、多言語に対応複数会社に対応、組織変更に対応
料金 記載なし
会社情報 MAJORFLOWZFORM(パナソニックネットソリューションズ株式会社)
住所:(本社)〒104-0045 東京都中央区築地5丁目3番3号 築地浜離宮ビル12F
TEL:03-6226-2505
 

 
rakumoワークフロー(rakumo株式会社)

rakumoワークフローとは、GoogleWorkspaceと連携した電子稟議システムです。社内外の稟議や契約を完全に電子化でき、書類の作成も簡単に。承認までのタイムロスをなくし、効率性と生産性の向上が期待できるでしょう。

基本情報
実績 ITreview Grid Award 受賞

ワークフロー 部門(10期連続) / Google Workspace 拡張機能 部門(11期連続)にてLeader受賞

機能 社内の業務フローをデジタル化、電子承認や電子稟議を実現
スマートフォンやタブレットからも申請や承認が可能
社内外の稟議・契約締結プロセスの電子化「ハンコ出社ゼロ」
ノーコードで様々な業務フローに対応
ベンチャーから上場企業まで、企業の屋台骨を支える
Google ドライブ連携で稟議や決裁に必要な書類添付も簡単
料金 初期費用:0円
1ユーザー300円/月
1ユーザー3,600円/年
会社情報 rakumoワークフロー(rakumo株式会社)
住所:(本社)〒102-0083 東京都千代田区麹町3-2 垣見麹町ビル6階
 

 
SmartDB(株式会社ドリーム・アーツ)

SmartDBは、ワークフロー・Webデータベース開発などの3部門でリーダー・ハイパフォーマンス認定を受けた唯一のクラウドサービスです。ユーザーの使い勝手を最優先し、外部システムとの連携も可能にしました。その結果、日本を代表する多くの大企業から支持を得て継続して活用されています。

基本情報
実績 大企業向けワークフローシステムシェアNo.1
機能 自由自在かつ簡単に設定できる承認ルート、
柔軟性と堅牢性を両立する入力フォーム、
内部統制・監査を支える証跡管理、
システム連携に対応、フォーム、
Webデータベース、コミュニケーション、
モバイルアプリ、多言語対応、他システム連携、
Microsoft 365連携、活用促進・分析、
管理者機能、セキュリティ
料金 不明
会社情報 SmartDB(株式会社ドリーム・アーツ)
住所:(東京本社)東京都渋谷区恵比寿4-20-3 恵比寿ガーデンプレイスタワー29F
TEL:03-5475-2501
 

 
streamline(株式会社ミトリ)

streamline(ストリームライン)は、株式会社ミトリが提供するクラウド型ワークフローシステムです。Streamlineはなんといっても、フォーマットへの入力がドラッグ&ドロップで完結し、誰でも簡単に申請書を作成できる操作性が最大の特徴といえるでしょう。また、低価格な料金設定のため手軽に導入しやすい点も魅力的です。

基本情報
実績 1500社・5000業務で導入
機能 文書作成と申請、回付、決裁(承認)、
文書検索、メール通知、添付機能
代理設定、コピー申請、帳票印刷(PDF 出力)、
手書き機能、スマートデバイスからの利用、自動採番
料金 Basicプラン:月額330円(税込み)
Professionalプラン:月額825円streamline(税込み)
会社情報 streamline(株式会社ミトリ)
住所:〒242-0022 神奈川県大和市柳橋3-12-10 ミトリビル
TEL:046-267-6071
 

 
クラウドERPfreee(freee株式会社)

クラウドERPfreeeとは、常に進化を続け、機能改善に取り組むクラウド型ワークフローシステムです。一般的に、クラウド型サービスはデータ量の増減でスピードに影響が出るといわれています。しかしデータが増えても動作スピードが落ちないのが、クラウドERPfreeeの特長です。

基本情報
実績 70社以上の導入実績あり
機能 Salesforceとの連携、kintoneとの連携等
料金 不明
会社情報 クラウドERPfreee(freee株式会社)
住所:(本社)〒141-0031 東京都品川区西五反田2-8-1 五反田ファーストビル 9F
TEL:03-6632-4556
 

 
業務デザイナー(株式会社ユニオンシンク)

業務デザイナーは、株式会社ユニオンシンクが提供するプログラミング知識不要のワークフローシステム。業務デザイナーでは、企業によって異なるさまざまな業務によって自社で自由に構築・編集することが可能です。また、高性能な機能と抜群の操作性により、申請業務の高速化、社内文書・資料の共有による作業の効率化とコスト削減を実現します。

基本情報
実績 20社以上の導入実績あり
機能 簡単にカスタマイズ可能、見やすい画面かつ操作しやすい画面、お絵かき感覚でワークフローの追加が可能
料金 不明
会社情報 業務デザイナー(株式会社ユニオンシンク)
住所:〒105-0011 東京都港区芝公園1-3-9 森隆ビル 7F
TEL:03-5425-7211
 

 
承認Time(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)

承認Timeは、社内文書の申請と決済業務の電子化を実現するクラウド型ワークフローシステムです。1アカウント月額300円から利用可能なサブスクリプション方式を採用しており、最短1週間ですぐに会社で利用できる導入のしやすさが魅力的です。また、サービス開始から10年以上の実績を誇り、中小企業を中心に多くの会社に選ばれています。

基本情報
実績 定着率96%、クラウド提供実績15年、従業員数50名以下の法人経営者が選ぶおすすめしたいワークフローシステムNO.1
機能 マウス操作で簡単作成、ペーパーレスでいつどこにいても申請・承認できる、複数言語に対応可能の翻訳システム、最短1週間で導入可能、承認・回覧ルートを柔軟に設定可能、ファイル・文書の添付にも対応議事録や報告書も電子化可能
料金 初期費用0円
1ユーザー300円/月
最低月額料金:3000円
会社情報 承認Time(SBIビジネス・ソリューションズ株式会社)
住所:〒106-6013 東京都港区六本木一丁目6番1号 泉ガーデンタワー
TEL:03-6229-0809
 

 
ActionPassport(株式会社イーネットソリューションズ)

株式会社イーネットソリューションズが提供しているActionPassportとは、稟議書などの各種申請書類や承認が必要な業務書類を担当者へ回して承認を行っていくWebシステムです。ActionPassportでは、簡単な操作で業務を最適化することにこだわった機能が充実しています。

基本情報
実績 ITトレンド年間ランキングワークフロー総合1位
機能 申請、承認・決裁、承認ルート、メール通知、申請フォーム・承認フォーム、
帳票出力、一覧・検索
料金 初期費用0円
サービス基本利用料:月額費用
5,000円
会社情報 ActionPassport(株式会社イーネットソリューションズ)
住所:〒920-0869 石川県金沢市上堤町1-12 金沢南町ビルディング 8F
TEL:0120-92-6262
受付時間:月曜日~金曜日9:00~18:00
 

 
GluegentFlow(サイオステクノロジー株式会社)

サイオステクノロジー株式会社の提供するGluegentFlowは、ワークフローを自動化するサービスです。GluegentFlowは、企業の要望を反映させながら機能の改良を重ねており、多様ななニーズに対応することのできる完成度の高いワークフローを完成させていることが魅力です。

基本情報
実績 多数の導入実績あり
機能 自由な帳票作成、柔軟な経路設計、さまざまな利用環境、電子契約連携、
独自ドメインの利用、アクセス・認証制御、アカウント・組織管理、ロール管理、
申請モデル作成、申請モデルテンプレート、申請モデルレイアウト、
経路設計、自動処理(連携)、ブラウザ通知、メール通知、BOT通知
料金 初期費用:0円
Gluegent Flow:330円(1ユーザー)
Gluegent Flow Plus:440円(1ユーザー)
会社情報 GluegentFlow(サイオステクノロジー株式会社)
住所:〒106-0047 東京都港区南麻布2-12-3 サイオスビル
 

 
intra-mart(株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート)

intra-martでは、申請・承認といった一連のワークフローの流れを電子し、素早くワークフローが完結するサービスを提供しています。intra-martは、基本的なワークフローだけを電子化する製品とは異なります。なぜなら申請・承認処理といった、基本的なワークフローを電子化する機能以外に、さまざまな業務の処理や既存システムの連携にも対応できるからす。

基本情報
実績 14年連続ワークフロー市場シェアNO.1、国内の著名企業を中心に8,200社以上に導入
機能 あらゆる業務の完全デジタル化、外部サービス連携、電子契約・電子サインサービスと連携
料金 記載なし
会社情報 intra-mart(株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート)
住所:〒107-0052 東京都港区赤坂四丁目15番1号 赤坂ガーデンシティ5階
TEL:03-5549-2821
 

 
POWEREGG3.0(ディサークル株式会社)

ディサークル株式会社では、迅速な意思決定を実現するPOWEREGG3.0というワークフローサービスを提供しています。POWEREGG3.0は、グループウェア、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRMの5つの機能を自由にカスタマイズして利用できるということが特徴です。そのため一人一人に適したワークフローの環境を整え、業務の効率化を図ることが可能です。

基本情報
実績 国内1447社・50万以上のユーザーに導入
機能 フォーマット作成、各種申請/決裁、検索、CSV出力、ファイル管理
立替経費申請/精算、請求書支払い依頼、会計システム連携、入力補助機能
料金 汎用申請ワークフロー :6,000円/1ライセンス
経費精算ワークフロー :5,000円/1ライセンス
※契約は10ライセンスから
会社情報 POWEREGG3.0(ディサークル株式会社)
住所:〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-36-1 住友不動産千代田ファーストウイング2階
TEL:03-3514-6060
 

 
SmartFlow(VeBuIn株式会社)

VeBuIn株式会社では、SmartFlowというサービスを提供しています。SmartFlowにはさまざまな特徴があり、まず、業務に必要な申請や承認、さらにデータの保管までを一元管理できることが特徴です。そのため、承認フローの進行を手渡しからオンラインに変更することが可能となり、あらゆる物理的制約から解放することを実現しています。

基本情報
実績 社員数名から1000名超の規模の会社まで、幅広く導入
機能 簡単操作、スマホ対応、多言語対応、クラウドサービス、通知機能、外部連携、フォーム、申請・承認、外部連携、その他の機能あり
料金 初期費用:0円
人気プラン:275円 / 1ユーザー / 年間一括払い
大規模の場合(約300名):不明
会社情報 SmartFlow(VeBuIn株式会社)
住所:〒305-0045 茨城県つくば市梅園2-1-13 筑波コウケンビル 3F
TEL:029-893-3535
 

 
Styleflow(TDCソフト株式会社)

TDCソフト株式会社は、Styleflowというワークフローサービスを開発しています。そして、Styleflowの最大の魅力は、スマホでも扱いやすいシンプルな操作性で社員全員が使いやすいということにこだわってシステムを開発しています。たとえば、ホーム画面ではスマホのアイコンのデザインを採用しており、利用したい機能を選択する仕様となっています。

基本情報
実績 12社以上の導入実績あり
機能 PC・スマホ・タブレット対応、Excel/Wordフォーム変換、直感的な承認ルート設定
料金 初期費用:0円
月額費用:300円/1ユーザー
会社情報 Styleflow(TDCソフト株式会社)
住所:〒151-0053 東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
TEL:03-6730-8111
 

 
WaWaFlow(株式会社アイアットOEC)
基本情報
実績 4社以上の導入実績あり
機能 Excelの申請書をそのまま入力フォームへ入力可能、複雑な承認ルートにも対応、決裁後自動的にデータベースへコピー可能
料金 初期費用:0円
1IDあたり400円/月
14日間無料トライアルあり
会社情報 WaWaFlow(株式会社アイアットOEC)
住所:〒700-0901 岡山市北区本町6番36号 第一セントラルビル9F
TEL:0120-632-004
 

 
WorkflowEX(株式会社Knowlbo)

株式会社Knowlboでは、WorkflowEXというワークフローサービスを提供しています。WorkflowEXはExcelの稟議文書などのシートをそのまま簡単に電子化できる画期的なシステムが特徴です。

基本情報
実績 多数の導入実績あり
機能 EX申請/EX承認、ドキュメントエクスプローラー、タブレット申請、タブレット決裁、スマート申請、スマート承認、捺印署名、サーバーリマインダー等
料金 Essentialsプラン:12,000
円 / 1ユーザーあたり
Standardプラン:20,000
円 / 1ユーザーあたり
Premium:24,000
円 / 単価(1ユーザーあたり)
会社情報 WorkflowEX(株式会社Knowlbo)
住所:〒150-0012 東京都渋谷区広尾1-10-4 越山LKビル2F
TEL:03-5793-5666
 

 

申請方法は紙とシステムどちらの方が効率がいい?アンケート調査しました!


企業内の効率化したい業務のひとつとして稟議申請が挙げられるでしょう。パソコンの購入や人材採用、外部との契約など社内で稟議が行われる場面は多いものですが、従来のような紙の申請には業務効率に関して、問題が少なくありません。

では、ワークフローシステムを導入すると、本当に課題は解決できるのでしょうか。そこで今回、WEBアンケートを利用し、会社で稟議申請したことがある方に向けて紙とシステムどちらが効率がいいのか質問をしてみました。

まず始めに、現在の申請方法はどのようになっているのか調べました。

「紙」が71%「ワークフローシステム」が29%となりました。やはり、まだまだワークフローシステムの導入は進んでいないようですね。しかしながら、ワークフローシステムは業務効率化はもちろん、データ活用による改善や内部統制の構築にも役立ちます。これから、多くの企業が導入に踏み切るのではないでしょうか。

次に、申請方法は紙とシステムどちらの方が効率がいいと考えられているのか質問しました。

「ワークフローシステム」が65%「紙」が35%とシステムを支持する声が圧倒的に多いことがわかりました。ワークフローシステムは、時間や手間がかかる稟議申請に関する業務を全てシステム上で完結させることによって効率をアップさせます。会社にとって利益になり、社員にも喜ばれるシステムですね!

アンケートの結果から、多くの方がワークフローシステムの方が効率がいいと考えていることがわかりました。当サイトの情報を参考にぜひ検討してみてください。

紙で申請することのデメリット


紙で申請することのデメリット
これまで紙ベースで業務をおこなってきた企業にとっては、わざわざ電子化する必要があるのだろうかと疑問に感じてしまうかもしれません。しかし、紙で申請などのやり取りをすることにはたくさんのデメリットがあるのです。

自分のタイミングで処理ができない

紙でのやり取りの場合、承認者や決裁者は申請があるたびに他の業務の手を止めて承認や決裁をおこなわなければなりません。すると他の業務の効率が下がってしまう、承認や決済などの内容をしっかりと確認できないなどのデメリットが生まれてしまうでしょう。

書類が滞りやすい

すべてのワークフローが紙でおこなわれていることによって、書類の停滞が起こり業務が停滞しやすくなってしまうというデメリットもあります。また担当者がどの申請書類を使うべきかわからずに、調べたり探したりすることによっても、業務が滞ってしまうことがあるでしょう。小さな滞りが蓄積していくことで、業務は大きく遅れを取りほかの業務を圧迫してしまうこともあるのです。

時間がかる

紙を使った申請では、申請をするたびに手書きで記入するという手間がかかります。もちろん手書きでは書き損じをしないよう注意を払う必要があるので、タイピングをするよりも大幅に時間がかかることも珍しくありません。またワークフローに属している方が同じ場所にいない場合、書類を郵送するなどのケースもあり、その分時間がかかってしまうでしょう。このように時間的なデメリットも紙のワークフローでは感じやすいようです。

進捗状況が把握しづらい

紙のワークフローでは、現在その書類を持っている人が誰なのか、手続きがどこまで進んでいるのかなどを把握しづらいというデメリットもあります。進捗状況を把握できないことによって、それに関する業務が効率的に進められないなどのトラブルが発生してしまうこともあるでしょう。

保管場所の確保や管理の手間がかかる

紙によるワークフローの場合、申請や処理をするたびに書類が蓄積されていきます。すると、その書類を保管する場所が必要になり、さらにどこにどの書類が保管されているのかを管理しなければいけません。こういった場所の確保や管理する人員の確保にも大きなコストがかかり、書類が増えれば増えるほどその負担は大きくなっていくでしょう。

このように、紙によるワークフローは企業が長く大きくなるごとにデメリットも大きくなっていき、業務上での負担や不便を感じる場面も増えていくはずです。だからこそ、紙を使わないワークフローシステムを導入したい企業が増えているのでしょう。


・紙での業務にはさまざまな手間や時間、負担がかかる
・企業が長く続き大きくなるほど紙のワークフローは不便になっていく

ワークフローシステム導入のメリット


ワークフローシステム導入のメリット
紙ベースでのワークフローにさまざまなデメリットがあることがわかりましたが、ワークフローシステムを導入することでデメリットをどのように解決していくことができるのでしょうか。ワークフローシステムを導入した場合のメリットを見て、理解を深めていきましょう。

手続きの一本化による業務効率アップ

ワークフローシステムでは、申請や承認、決裁までの業務をすべてシステム上でおこなうことができるようになります。これまで手書きでの記入や申請書類、申請先の確認などで手間や時間がかかり効率が下がっていた業務も、手続きが一本化することで大幅に効率化することが可能になるでしょう。

時間短縮

業務の時間短縮も叶えてくれるのが、ワークフローシステムのメリットです。システム上ですぐに申請をおこなうことができ、すぐに内容に沿った承認者や決裁者のもとにその申請が届くようになります。

社外や遠方に承認者や決裁者がいてもタイムロスなしで対応してもらえるようになり、余計な時間がかかることはなくなるでしょう。

ペーパーレス化による管理コスト削減

ワークフローシステムでは書類の保管も可能で、管理も簡単にできるようになるため書類保管場所の確保や管理する人員の確保なども必要なくなります。またそれに伴い申請書のプリント代や郵送費、FAXの通信費などの経費も削減することができるでしょう。

システム上に保管されていれば書類の紛失などのトラブルを避けることもでき、単純なコスト削減だけではなくそれに付随するさまざまなメリットを感じることができるはずです。

進捗状況の可視化

業務が今どこまで進んでいるのか、可視化できるのも大きなメリットでしょう。ワークフローシステムでは、承認や決裁に関わる人や組織の範囲、また情報と流れが誰でも理解できるように可視化されています。

申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況をいつでも確認することができ、業務の停滞を防ぐことができるのです。

内部統制を構築できる

業務が可視化されることによるメリットは、業務の停滞防止だけではないようです。可視化によって不明確のものや曖昧さによって起きるトラブルを未然に防止することができるのも、企業にとってメリットとなるでしょう。

たとえば許可されていない物品の購入を防ぐ、口頭確認のみで曖昧な認識のまま発注や契約をしてしまうことを防ぐなどが挙げられます。紙での申請のように担当でないものが勝手に印鑑を押して提出するということができないため、馴れ合いでおこなわれてきた業務の習慣から抜け出すことも可能になるでしょう。

データ活用

過去のデータを活用したり他のシステムとデータを連携したりすることも可能になるため、業務効率を常に改善し続けられるのもワークフローシステムのメリットです。またデータがあるために不要な入力や人為的なミスも減らすことができ、さまざまな無駄を省くことができます。

さらにこれまでのデータを見ながら定期的に見直しをしていくこともできるので、継続的な業務改善を見込めるのも大きなメリットとなるはずです。

働き方改革

近年さまざまな働き方を認める動きが多くの企業で見られており、働く場所や時間に縛られない働き方をしている方も増えています。ワークフローシステムはどこからでもアクセスできるようになっているため、わざわざ申請や承認などの業務のために出社する必要がなくなるというメリットもあります。またこれによって働き方の支援ができるというのも、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。


・ワークフローシステムは業務の効率化や時間短縮などが可能になる
・ペーパーレス化、データ活用によって常にコスト削減や業務改善を図ることも可能

ワークフローシステムの基本機能


ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムが企業にさまざまなメリットをもたらしてくれることはわかりましたが、実際に自分の企業に導入することで何をどこまで効率化できるのかイマイチ想像できない方もいるでしょう。ここでは、より効率化がイメージしやすいようワークフローシステムの基本性能についてご紹介していきます。

承認フローの設定

申請をしてから最終承認までどのようなフローでおこなわれていくのかを設定する機能があります。承認者の設定も柔軟にでき、申請者に応じて承認者を適宜設定することも可能になっているようです。また同じフローを使用する場合も承認者を複数名設定でき、その中の1人が承認すればいいのか、全員の承認が必要なのかなども細かく設定できるようになっています。

申請フォームの作成

ワークフローで利用される申請書を自由に設定できるのも基本的な機能です。各申請書、各項目に対してテキスト入力や、ラジオボタン、プルダウンやチェックボックスといったさまざまな入力形式を設定できるため、入力ミスを防ぐことができます。

さらに必須設定や入力制御などの機能もついているため、申請内容のミスなどを防止することができるでしょう。どのようなシステムの場合も基本的にはテンプレートが用意されているため、内容を改変するだけで簡単に申請書を作成できるのもポイントです。

申請・承認・差し戻し

申請機能、承認機能、差し戻し機能がついているのも一般的です。そのほか、却下や保留などが加えられているシステムもあるようです。誰がいつ申請し、承認したのかが記録され可視化できるので便利です。また、システムによっては申請や認証、却下時にコメントをつけることもでき、判断の理由を残すことができるのも特徴です。

管理機能

ワークフローシステムを導入する目的として、コンプライアンスや内部統制の強化も多く挙げられるそうです。ワークフローシステムでは申請や承認、却下などのログが残るため不正を働くことができません。また権限設定やユーザー管理などもあり、ログインする際のシングルサインオンを制御することなども可能だそうです。

申請の検索

申請日、申請者、申請内容などのさまざまな情報から、過去の申請書を検索できるのもワークフローシステムの便利な基本機能です。また何度も使用する条件などを保管できるシステムもあり、それを利用すればより効率的に申請書を見つけることができるでしょう。

通知機能

申請や承認がされた際に、関係者に対して自動で通知をしてくれるのもワークフローシステムの機能のひとつです。またシステムによってはメールだけではなく、チャットアプリやスマホなどに通知する設定も可能で、すぐにその内容を確認することができます。さらに承認期限の迫った申請や、しばらく放置されている申請などへのアラート機能もあり、承認漏れを防ぐことができるでしょう。

システム連携

ワークフローシステムは、ほかの多くのシステムと連携できるのも便利なポイントです。たとえば勤怠管理システム、会計システム、人事システムなどとの連携ができ、これまで以上に業務を効率化することができるでしょう。

会計システムと連携すると、申請が承認されてから会計処理までを一連の業務としておこなうことが可能です。また人事システムとの連携では社員の情報や組織図を直接登録する手間が省けるため担当者の負担を軽減することもできます。


・ワークフローに必要な業務内容は基本機能として備わっている
・内部統制やコンプライアンスを目的として利用する企業も多い

ワークフローシステム選びのポイント


ワークフローシステム選びのポイント
最後にワークフローシステムをこれから検討する方、どのように選べばいいのかわからない方のためにワークフローシステム選びのポイントをご紹介していきます。ぜひ参考にして、最適なワークフローシステムを見つけてください。

操作性

ワークフローシステムは社内の多くの人、もしくは全員が利用するシステムです。そのため誰でも使いやすくわかりやすい操作性のシステムを選ぶのがポイントです。

複雑で操作性の悪いシステムでは、利用率も下がってしまい浸透しにくく、さらに新人や中途入社の方に操作を教える手間も増えてしまいます。パソコンの操作が苦手な方でも苦手意識なく利用できるものを吟味しましょう。

利用料金

ワークフローシステムは利用する範囲や社員規模、また提供形態などもシステムによってさまざまで、料金も大きく異なる場合があります。せっかく導入してコスト削減を図っても、システム料金が大きくなってしまっては意味がないため、まずは予算を決めてその中で内容や料金の合致するものを選びましょう。

開発/導入期間

簡単なワークフローのみをシステムに移行するのであれば大きな問題にはなりませんが、大規模な企業や人数が多い企業などの場合は多くのワークフローを電子化するため、開発や導入までの準備期間がある程度かかってしまうこともあります。できるだけ早く導入を考えているのであれば、導入までの期間も確認しておくことが大切です。

トライアルの有無

初めて利用するシステムのため、いきなり導入を決定するのは難しいものでもあります。そのためトライアル期間のあるシステムであるかどうかも、システムを選ぶポイントとなるでしょう。

トライアル期間に自社の利用方法に合っているか、社員が利用に苦労しないかなどを確認しておくことができれば安心して本格導入することができます。

さまざまなシステムを比較してみよう

機能や料金を確認するのは簡単ですが、実際に使ってみないことには本当に自社に最適なシステムであるか、利用しやすいシステムであるかはわかりません。まずは気になるワークフローシステムをいくつかピックアップし、各社に見積もりを取って実際に掛かる費用を確認したりトライアルを利用して比較したりしながらじっくりと決めていきましょう。


・誰でも使いやすい機能や操作性のシステムを選ぼう
・トライアル期間などを利用してさまざまなシステムを比較して検討しよう

ワークフローシステム導入の流れ


これまでワークフローシステムについて紹介してきましたが、ここではワークフローシステムを導入する流れについて見ていきます。

社内の現状調査から改善ルールの作成

まずは社内の現状調査を行います。どのような立案書がどのような流れで申請され、承認へとつながっているのかを把握していきます。

同時に社員が思う課題点や改善点をヒアリングしていくことも大切です。このような社内調査が終わったあとには、分析を行います。

決められているフローと実際に行われているフローの相違点がないかの確認や申請から決済までに必要な期間などを分析していきます。分析のあとは、社員が改善を希望している作業からより効率的なフローを作成するためのルールを作成していきます。

ここで無駄になっていた業務を省き、理想的なフローを作成していきます。

実装検討を行う

効率的なフローを作成後には、ワークフローシステムを導入する業務の優先順位を決定していきます。現在使用しているほかのシステムとの連携やセキュリティ面の管理方法などの細部から決めていくようにしていきます。

このように具体的な実験検討を行い、ワークフローシステム導入の準備をしていきます。

まずは一部の部門で試験的に導入

ここまできたら次は、一部の部門でワークフローシステムを試験的に導入していきます。すぐに全社で導入を行うのではなく、まずは一部の部門から導入を行い、操作性や効果などを確認し、改善点がある場合にはその都度、確認をしていきます。

ここで、ワークフローシステムの導入をほかの部門でも行ってもよいか否かや、使いやすさなども見極めていきましょう。

ほかの部門から全社導入へ

先ほどの一部の部門でのワークフローシステム導入に成功したあとは、ほかの部門にも導入していきます。日々の仕事の中では、ひとつの部門ではなく、他部署とのやりとりも必要になってきます。

そのため、ほかの部門への導入を行ってみて、複数の部門間でのやりとりがスムーズに行えるのか否かなどもしっかりと確認していきます。部門間でも問題なく、スムーズに行えた場合には、全社への導入を進めていきます。

既存に使用しているシステムと連携することによって今までよりも効率的に業務を進めていくことができます。

このように、ワークフローシステムを導入するときには、すぐに全社へ導入をするのではなく、徐々に導入を行っていくことが大切です。導入前の改善点をしっかりと見極めて、効率化できるフローを見つけて、計画的にワークフローシステムを導入していきましょう。


・現状調査、分析を行い、効率的なフローを作成
・一部門導入から徐々に全社へ導入していく

機能や操作性をしっかりと調べ、専門性の高い業者が作るワークフローシステムを利用しよう!


ワークフローシステムは数多くリリースされているため、その中から最適なものを見つけるのは大変かもしれません。しかし、企業に適したシステムを導入できれば、今よりもぐっと業務の効率がアップし働きやすさや業績にもよい影響を与えてくれるはずです。

そのためには、できるだけ機能や操作性をじっくりと吟味し、専門性が高い業者が作成しているワークフローシステムを導入しましょう。導入後は、きっと多くの社員が多くのメリットを感じてくれるはずです。

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