おすすめのワークフローシステムをランキング形式で紹介します！

会社が大きくなったり社員の人数が増えてきたりすることで、これまでの業務のやり方では効率が悪くなってしまうことがあります。紙ベースでやり取りしてきた書類や申請書なども会社の規模や人数によって管理しきれなくなってしまうこともあるでしょう。そこで利用したいのがワークフローシステムです。そんなワークフローシステムを利用する前に、

・ワークフローシステムでできること
・導入することの利点とは
・基本的なワークフローシステムの機能

などは調べて把握しておきたいものです。とくに初めてワークフローシステムを導入する場合は、わからないことも多いはずですから詳細な内容を確認した上で、必要なシステムであるかを判断する必要があるでしょう。

そこで当サイトでは、WEBアンケートをもとにおすすめのワークフローシステムをランキング形式でご紹介しています。ぜひこれからワークフローシステムを検討される際の参考にしてみてください。

ほかにもワークフローシステムを使わない業務のデメリットや、ワークフローシステムの基本機能なども解説していきます。このサイトを見て最適なワークフローシステムを見つけ、会社の業務効率化ができるといいですね。

まずはワークフローシステムを知らない、使ったことがないという方のためにワークフローシステムがどのようなものなのかを簡単にご説明していきます。

ワークフローとは

そもそもワークフローは「業務の流れを図で定義したもの」です。はじめは製造業などで作業の工程を設計し、生産効率向上のために活用されてきたものだそうです。近年では製造業以外でも利用されることが多くなっている言葉でもあり、「書類の流れ」という意味で使われるようになってきています。

具体的には交通費や経費の精算、休暇申請など申請・承認・決算という流れが必要とされる業務にて使われているようです。この際に紙ベースで申請書を提出するというのが古くからの流れでしたが、企業の規模が大きくなったり申請条件などが複雑だったりすると申請に関するルールがわからず、さまざまな課題が生じてしまうことがあるでしょう。

また中には承認者が社外にいるために業務が進まず、各自判断して承認印を押して業務を進めてしまうこともあるようです。こういったことを続けていると、内部統制が取れなくなるなど企業にとってのデメリットも増えていくでしょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローについてわかったところで、次はワークフローシステムがどのようなものなのかを解説していきます。上記でご紹介したようにワークフローを電子化したものが、ワークフローシステムです。業務手続きを電子化することによって、さまざまな作業工程を大幅に削減することができるのです。

ワークフローシステムは「稟議システム」や「電子決済システム」と呼ばれることもあるそうです。また関連書類をシステム上で保管することができるため、多くの書類を保管しておくための場所の確保も必要なくなっていくでしょう。さらに業務を可視化できるので、何度も同じ業務についての進捗状況を確認するなどの手間も省くことができます。

ワークフローシステムを導入することによるメリットは多く、企業が大きくなる前に、人数が増えて来る前に取り入れようをしている企業も多いようです。もちろんすでに紙ベースでの業務が大きな負担になっている場合は、今すぐにでもワークフローシステムの導入を検討するべきだと言えるでしょう。

企業内の効率化したい業務のひとつとして稟議申請が挙げられるでしょう。パソコンの購入や人材採用、外部との契約など社内で稟議が行われる場面は多いものですが、従来のような紙の申請には業務効率に関して、問題が少なくありません。

では、ワークフローシステムを導入すると、本当に課題は解決できるのでしょうか。そこで今回、WEBアンケートを利用し、会社で稟議申請したことがある方に向けて紙とシステムどちらが効率がいいのか質問をしてみました。

まず始めに、現在の申請方法はどのようになっているのか調べました。

「紙」が71％「ワークフローシステム」が29％となりました。やはり、まだまだワークフローシステムの導入は進んでいないようですね。しかしながら、ワークフローシステムは業務効率化はもちろん、データ活用による改善や内部統制の構築にも役立ちます。これから、多くの企業が導入に踏み切るのではないでしょうか。

次に、申請方法は紙とシステムどちらの方が効率がいいと考えられているのか質問しました。

「ワークフローシステム」が65％「紙」が35％とシステムを支持する声が圧倒的に多いことがわかりました。ワークフローシステムは、時間や手間がかかる稟議申請に関する業務を全てシステム上で完結させることによって効率をアップさせます。会社にとって利益になり、社員にも喜ばれるシステムですね！

アンケートの結果から、多くの方がワークフローシステムの方が効率がいいと考えていることがわかりました。当サイトの情報を参考にぜひ検討してみてください。

これまで紙ベースで業務をおこなってきた企業にとっては、わざわざ電子化する必要があるのだろうかと疑問に感じてしまうかもしれません。しかし、紙で申請などのやり取りをすることにはたくさんのデメリットがあるのです。

自分のタイミングで処理ができない

紙でのやり取りの場合、承認者や決裁者は申請があるたびに他の業務の手を止めて承認や決裁をおこなわなければなりません。すると他の業務の効率が下がってしまう、承認や決済などの内容をしっかりと確認できないなどのデメリットが生まれてしまうでしょう。

書類が滞りやすい

すべてのワークフローが紙でおこなわれていることによって、書類の停滞が起こり業務が停滞しやすくなってしまうというデメリットもあります。また担当者がどの申請書類を使うべきかわからずに、調べたり探したりすることによっても、業務が滞ってしまうことがあるでしょう。小さな滞りが蓄積していくことで、業務は大きく遅れを取りほかの業務を圧迫してしまうこともあるのです。

時間がかる

紙を使った申請では、申請をするたびに手書きで記入するという手間がかかります。もちろん手書きでは書き損じをしないよう注意を払う必要があるので、タイピングをするよりも大幅に時間がかかることも珍しくありません。またワークフローに属している方が同じ場所にいない場合、書類を郵送するなどのケースもあり、その分時間がかかってしまうでしょう。このように時間的なデメリットも紙のワークフローでは感じやすいようです。

進捗状況が把握しづらい

紙のワークフローでは、現在その書類を持っている人が誰なのか、手続きがどこまで進んでいるのかなどを把握しづらいというデメリットもあります。進捗状況を把握できないことによって、それに関する業務が効率的に進められないなどのトラブルが発生してしまうこともあるでしょう。

保管場所の確保や管理の手間がかかる

紙によるワークフローの場合、申請や処理をするたびに書類が蓄積されていきます。すると、その書類を保管する場所が必要になり、さらにどこにどの書類が保管されているのかを管理しなければいけません。こういった場所の確保や管理する人員の確保にも大きなコストがかかり、書類が増えれば増えるほどその負担は大きくなっていくでしょう。

このように、紙によるワークフローは企業が長く大きくなるごとにデメリットも大きくなっていき、業務上での負担や不便を感じる場面も増えていくはずです。だからこそ、紙を使わないワークフローシステムを導入したい企業が増えているのでしょう。

紙ベースでのワークフローにさまざまなデメリットがあることがわかりましたが、ワークフローシステムを導入することでデメリットをどのように解決していくことができるのでしょうか。ワークフローシステムを導入した場合のメリットを見て、理解を深めていきましょう。

手続きの一本化による業務効率アップ

ワークフローシステムでは、申請や承認、決裁までの業務をすべてシステム上でおこなうことができるようになります。これまで手書きでの記入や申請書類、申請先の確認などで手間や時間がかかり効率が下がっていた業務も、手続きが一本化することで大幅に効率化することが可能になるでしょう。

時間短縮

業務の時間短縮も叶えてくれるのが、ワークフローシステムのメリットです。システム上ですぐに申請をおこなうことができ、すぐに内容に沿った承認者や決裁者のもとにその申請が届くようになります。

社外や遠方に承認者や決裁者がいてもタイムロスなしで対応してもらえるようになり、余計な時間がかかることはなくなるでしょう。

ペーパーレス化による管理コスト削減

ワークフローシステムでは書類の保管も可能で、管理も簡単にできるようになるため書類保管場所の確保や管理する人員の確保なども必要なくなります。またそれに伴い申請書のプリント代や郵送費、FAXの通信費などの経費も削減することができるでしょう。

システム上に保管されていれば書類の紛失などのトラブルを避けることもでき、単純なコスト削減だけではなくそれに付随するさまざまなメリットを感じることができるはずです。

進捗状況の可視化

業務が今どこまで進んでいるのか、可視化できるのも大きなメリットでしょう。ワークフローシステムでは、承認や決裁に関わる人や組織の範囲、また情報と流れが誰でも理解できるように可視化されています。

申請書が誰のところにあるのか、承認の進捗状況をいつでも確認することができ、業務の停滞を防ぐことができるのです。

内部統制を構築できる

業務が可視化されることによるメリットは、業務の停滞防止だけではないようです。可視化によって不明確のものや曖昧さによって起きるトラブルを未然に防止することができるのも、企業にとってメリットとなるでしょう。

たとえば許可されていない物品の購入を防ぐ、口頭確認のみで曖昧な認識のまま発注や契約をしてしまうことを防ぐなどが挙げられます。紙での申請のように担当でないものが勝手に印鑑を押して提出するということができないため、馴れ合いでおこなわれてきた業務の習慣から抜け出すことも可能になるでしょう。

データ活用

過去のデータを活用したり他のシステムとデータを連携したりすることも可能になるため、業務効率を常に改善し続けられるのもワークフローシステムのメリットです。またデータがあるために不要な入力や人為的なミスも減らすことができ、さまざまな無駄を省くことができます。

さらにこれまでのデータを見ながら定期的に見直しをしていくこともできるので、継続的な業務改善を見込めるのも大きなメリットとなるはずです。

働き方改革

近年さまざまな働き方を認める動きが多くの企業で見られており、働く場所や時間に縛られない働き方をしている方も増えています。ワークフローシステムはどこからでもアクセスできるようになっているため、わざわざ申請や承認などの業務のために出社する必要がなくなるというメリットもあります。またこれによって働き方の支援ができるというのも、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

ワークフローシステムが企業にさまざまなメリットをもたらしてくれることはわかりましたが、実際に自分の企業に導入することで何をどこまで効率化できるのかイマイチ想像できない方もいるでしょう。ここでは、より効率化がイメージしやすいようワークフローシステムの基本性能についてご紹介していきます。

承認フローの設定

申請をしてから最終承認までどのようなフローでおこなわれていくのかを設定する機能があります。承認者の設定も柔軟にでき、申請者に応じて承認者を適宜設定することも可能になっているようです。また同じフローを使用する場合も承認者を複数名設定でき、その中の1人が承認すればいいのか、全員の承認が必要なのかなども細かく設定できるようになっています。

申請フォームの作成

ワークフローで利用される申請書を自由に設定できるのも基本的な機能です。各申請書、各項目に対してテキスト入力や、ラジオボタン、プルダウンやチェックボックスといったさまざまな入力形式を設定できるため、入力ミスを防ぐことができます。

さらに必須設定や入力制御などの機能もついているため、申請内容のミスなどを防止することができるでしょう。どのようなシステムの場合も基本的にはテンプレートが用意されているため、内容を改変するだけで簡単に申請書を作成できるのもポイントです。

申請・承認・差し戻し

申請機能、承認機能、差し戻し機能がついているのも一般的です。そのほか、却下や保留などが加えられているシステムもあるようです。誰がいつ申請し、承認したのかが記録され可視化できるので便利です。また、システムによっては申請や認証、却下時にコメントをつけることもでき、判断の理由を残すことができるのも特徴です。

管理機能

ワークフローシステムを導入する目的として、コンプライアンスや内部統制の強化も多く挙げられるそうです。ワークフローシステムでは申請や承認、却下などのログが残るため不正を働くことができません。また権限設定やユーザー管理などもあり、ログインする際のシングルサインオンを制御することなども可能だそうです。

申請の検索

申請日、申請者、申請内容などのさまざまな情報から、過去の申請書を検索できるのもワークフローシステムの便利な基本機能です。また何度も使用する条件などを保管できるシステムもあり、それを利用すればより効率的に申請書を見つけることができるでしょう。

通知機能

申請や承認がされた際に、関係者に対して自動で通知をしてくれるのもワークフローシステムの機能のひとつです。またシステムによってはメールだけではなく、チャットアプリやスマホなどに通知する設定も可能で、すぐにその内容を確認することができます。さらに承認期限の迫った申請や、しばらく放置されている申請などへのアラート機能もあり、承認漏れを防ぐことができるでしょう。

システム連携

ワークフローシステムは、ほかの多くのシステムと連携できるのも便利なポイントです。たとえば勤怠管理システム、会計システム、人事システムなどとの連携ができ、これまで以上に業務を効率化することができるでしょう。

会計システムと連携すると、申請が承認されてから会計処理までを一連の業務としておこなうことが可能です。また人事システムとの連携では社員の情報や組織図を直接登録する手間が省けるため担当者の負担を軽減することもできます。

最後にワークフローシステムをこれから検討する方、どのように選べばいいのかわからない方のためにワークフローシステム選びのポイントをご紹介していきます。ぜひ参考にして、最適なワークフローシステムを見つけてください。

操作性

ワークフローシステムは社内の多くの人、もしくは全員が利用するシステムです。そのため誰でも使いやすくわかりやすい操作性のシステムを選ぶのがポイントです。

複雑で操作性の悪いシステムでは、利用率も下がってしまい浸透しにくく、さらに新人や中途入社の方に操作を教える手間も増えてしまいます。パソコンの操作が苦手な方でも苦手意識なく利用できるものを吟味しましょう。

利用料金

ワークフローシステムは利用する範囲や社員規模、また提供形態などもシステムによってさまざまで、料金も大きく異なる場合があります。せっかく導入してコスト削減を図っても、システム料金が大きくなってしまっては意味がないため、まずは予算を決めてその中で内容や料金の合致するものを選びましょう。

開発/導入期間

簡単なワークフローのみをシステムに移行するのであれば大きな問題にはなりませんが、大規模な企業や人数が多い企業などの場合は多くのワークフローを電子化するため、開発や導入までの準備期間がある程度かかってしまうこともあります。できるだけ早く導入を考えているのであれば、導入までの期間も確認しておくことが大切です。

トライアルの有無

初めて利用するシステムのため、いきなり導入を決定するのは難しいものでもあります。そのためトライアル期間のあるシステムであるかどうかも、システムを選ぶポイントとなるでしょう。

トライアル期間に自社の利用方法に合っているか、社員が利用に苦労しないかなどを確認しておくことができれば安心して本格導入することができます。

さまざまなシステムを比較してみよう

機能や料金を確認するのは簡単ですが、実際に使ってみないことには本当に自社に最適なシステムであるか、利用しやすいシステムであるかはわかりません。まずは気になるワークフローシステムをいくつかピックアップし、各社に見積もりを取って実際に掛かる費用を確認したりトライアルを利用して比較したりしながらじっくりと決めていきましょう。

これまでワークフローシステムについて紹介してきましたが、ここではワークフローシステムを導入する流れについて見ていきます。

社内の現状調査から改善ルールの作成

まずは社内の現状調査を行います。どのような立案書がどのような流れで申請され、承認へとつながっているのかを把握していきます。

同時に社員が思う課題点や改善点をヒアリングしていくことも大切です。このような社内調査が終わったあとには、分析を行います。

決められているフローと実際に行われているフローの相違点がないかの確認や申請から決済までに必要な期間などを分析していきます。分析のあとは、社員が改善を希望している作業からより効率的なフローを作成するためのルールを作成していきます。

ここで無駄になっていた業務を省き、理想的なフローを作成していきます。

実装検討を行う

効率的なフローを作成後には、ワークフローシステムを導入する業務の優先順位を決定していきます。現在使用しているほかのシステムとの連携やセキュリティ面の管理方法などの細部から決めていくようにしていきます。

このように具体的な実験検討を行い、ワークフローシステム導入の準備をしていきます。

まずは一部の部門で試験的に導入

ここまできたら次は、一部の部門でワークフローシステムを試験的に導入していきます。すぐに全社で導入を行うのではなく、まずは一部の部門から導入を行い、操作性や効果などを確認し、改善点がある場合にはその都度、確認をしていきます。

ここで、ワークフローシステムの導入をほかの部門でも行ってもよいか否かや、使いやすさなども見極めていきましょう。

ほかの部門から全社導入へ

先ほどの一部の部門でのワークフローシステム導入に成功したあとは、ほかの部門にも導入していきます。日々の仕事の中では、ひとつの部門ではなく、他部署とのやりとりも必要になってきます。

そのため、ほかの部門への導入を行ってみて、複数の部門間でのやりとりがスムーズに行えるのか否かなどもしっかりと確認していきます。部門間でも問題なく、スムーズに行えた場合には、全社への導入を進めていきます。

既存に使用しているシステムと連携することによって今までよりも効率的に業務を進めていくことができます。

このように、ワークフローシステムを導入するときには、すぐに全社へ導入をするのではなく、徐々に導入を行っていくことが大切です。導入前の改善点をしっかりと見極めて、効率化できるフローを見つけて、計画的にワークフローシステムを導入していきましょう。

ワークフローシステムは数多くリリースされているため、その中から最適なものを見つけるのは大変かもしれません。しかし、企業に適したシステムを導入できれば、今よりもぐっと業務の効率がアップし働きやすさや業績にもよい影響を与えてくれるはずです。

そのためには、できるだけ機能や操作性をじっくりと吟味し、専門性が高い業者が作成しているワークフローシステムを導入しましょう。導入後は、きっと多くの社員が多くのメリットを感じてくれるはずです。